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Conduite du changement : adoptez le prélèvement automatique

vendredi 15 décembre 2017, par Cory, L’intendant zonard

Inciter les familles à opter pour le prélèvement automatique présente des avantages partagés ! Nous allons passer en revue les réactions des collègues (gestionnaires rattachés, ordonnateurs, collaborateurs de l’intendance...) à qui l’on soumet le projet, et apprendre à y répondre.

"Ca a l’air bien compliqué"

Certes, la phase de mise en place comprend de nombreuses étapes. Enfin, c’est surtout parce quel’IZ vous détaille le processus de mise en place jusqu’au dernier micro-détail ! ce boulot, on ne le fait qu’une fois, et par la suite on gagne un temps incroyable, tant la procédure est automatisée (cf. fiche de procédure exploitation).

"Tout va bien avec mes chèques et mes espèces, pourquoi changer ?"

Vous êtes un simulateur, vous n’avez pas pu lire cet article à l’aide de votre tablette en argile. Sans rire, serait-ce un horizon indépassable que de compter la caisse et faire du transport de fonds, et passer sa vie à saisir des encaissements de chèques en tentant de refuser aux familles de les déposer "à la fin du mois" ou ce genre de trucs idiots ? Dans les établissements du zonard, les personnels ont du temps libre grâce au prélèvement : libre pour s’occuper des dossiers difficiles, pour publier des marchés et gagner plein de sous...

"Ca ne marchera pas"

Avec un projet d’utilisation du prélèvement dans votre intendance, vous allez vous trouver face au front de ceux que ça n’intéresse pas, qui n’y croient pas, qui sont persuadés de ne pas en avoir besoin.

"C’est déjà assez difficile la relation avec certaines familles, pourquoi leur demander plus ?" Non, vous ne demandez pas plus, vous simplifiez leurs démarches et réduisez les risques. Opter pour le prélèvement automatique des créances de demi-pension des élèves permet de faciliter les règlements des familles. D’ailleurs, c’est une demande récurrente des fédérations de parents d’élèves.

Arguments positifs :

  • Pour les familles, non seulement ce dispositif a l’avantage d’échelonner mensuellement les paiements mais il réduit les risques inhérents à la manipulation d’espèces et de chèques (oubli, perte, vol...) et évite le déclenchement des relances.
  • Pour le gestionnaire, il permet de sécuriser les encaissements et lui octroi un gain de temps à très court terme.
  • Pour le comptable, la sécurisation des encaissements représente un niveau de qualité certain dans la gestion des comptes.
  • Pour l’ordonnateur, ce moyen de paiement est gratuit contrairement au virement bancaire qui a un coût aussi minime soit-il.

"Mais les familles ne vont pas accepter de toutes adhérer dès la première semaine !"

Et alors ? Certes, au début, vous n’obtiendrez pas l’adhésion de toutes les familles mais la démarche se mettra en place au fil de l’eau avec un peu de conviction.

Astuce : pour commencer, pourquoi ne pas sensibiliser un échantillon de huit à dix familles potentiellement favorables en leur faisant signer le mandat de prélèvement SEPA ? Et petit à petit, la réussite de l’expérimentation favorisera à coup sûr une évolution progressive du nombre d’adhérents.

Car, si la mise en place de l’ensemble du dispositif suppose un certain nombre d’étapes, une fois que ce travail est assuré, émettre des prélèvements c’est l’affaire de quelques clics. Qu’on émette trois prélèvements, ou trois mille !

"Mais il va y avoir des rejets, c’est horrible"

C’est très simple : si un prélèvement est rejeté, la famille sort du dispositif de prélèvement. On reconstitue la créance intégrale, et on réclame un paiement intégral à l’émission de la facture. Le fait d’avoir compté sur le prélèvement n’occasionne guère de travail supplémentaire, et presque aucun délai.

D’expérience, les rejets, qui n’occasionnent pas de frais (ni pour nous ni pour la famille) ne dépassent pas 1 % des opérations, pas de quoi s’inquiéter. Attention à l’erreur de débutant qui consiste à tenter de prélever des comptes d’épargne : nous pouvons virer de l’argent sur de tels comptes (on nous en donne souvent pour les bourses), mais ils n’autorisent pas le prélèvement. Sortez du circuit les comptes dont le BICS se termine par "CNE".

"Mes établissements rattachés utilisent GFE, donc c’est l’agence comptable qui va devoir faire tout le boulot"

Ouais. Quelle quantité de boulot, au juste ? Vous serez gagnant rien qu’en comparant à la vérification basique que les chèques que vous remet le régisseur sont bien signés. Et vous commencez à être bénéficiaire en temps de travail si l’on considère la diminution des enquiquinements avec les mouvements en liquide.

Pour obtenir facilement des signatures sur vos mandats de prélèvement

En phase d’expérimentation, vous allez commencer par contacter personnellement des familles susceptibles d’être intéressées : les parents qui vous ont demandé s’il est possible de payer en N fois, ceux qui souhaitent payer par carte bleue... Peu à peu, en prenant de l’assurance, cela deviendra un réflexe comme les caissières au supermarché qui vous demandent si vous avez la carte de fidélité du magasin.

Mais ce qui change tout, c’est si vous avez des mandats de prélèvement pré-remplis. Les familles hésiteront beaucoup moins, l’effort pour rentrer dans le dispositif étant réduit au minimum. Certains logiciels de droits constatés sont capables de les produire (Alise le fait, mais pas TurboSelf au stade de notre enquête) ; sinon vous pourrez vous tourner vers DossierSCO pour cet usage, quitte à ne l’exploiter que pour cela.

Enfin, la phase de la généralisation à grande échelle sera atteinte au moment des chaînes d’inscription : fournissez un formulaire d’inscription à la DP imprimé sur du papier A3. A gauche du document, la demande d’inscription au service ; à droite, le mandat de prélèvement. Si c’est pré-rempli par DossierSCO, c’est encore mieux !

C’est de la flibuste, mais dans la vraie vie une proportion importante des gens signent les deux pages sans comprendre. Ce qui compte, c’est qu’ils adhèrent, et ils n’auront pas à s’en plaindre ! En tout cas, je n’ai pas eu besoin de cesser les prélèvements suite à une récrimination d’un parent qui s’est avisé que cela ne lui convenait finalement pas.

Procédure de contrôle par l’agent comptable

Le plus gros risque que court le comptable, c’est qu’un gestionnaire mytho lui prépare un fichier de prélèvement sur des comptes pour lesquels il ne détient pas un mandat signé. Ca la ficherait mal !

Il est donc nécessaire de programmer des contrôles sur place, dans les cas où les prélèvements sont préparés dans l’établissement rattaché.