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Prélèvement automatique : découvrez les fonctions de GFC

mardi 21 novembre 2017, par Cory

Vous êtes prêt pour adopter le prélèvement automatique des frais de demi-pension : mais pour les établissements n’étant pas équipés d’un logiciel privé-qui-fait-tout, comment faire dans GFC ?

Cet article vous décrit la mise en route du dispositif, qui peut sembler un peu fastidieuse. C’est surtout parce que l’IZ veut vous aider à affronter chaque détail sans perdre de temps ! Mais ensuite, vous verrez l’incroyable récompense : passé ce travail de paramétrage, émettre un prélèvement ça se fait en quelques clics !

Voir aussi les fiches de procédure qui retraduisent le travail ci-dessous en logigrammes.

GFC-prélèvements, c’est dans la compta géné, le travail est fait à l’agence comptable ! Mais ne paniquez pas, c’est suffisamment efficace pour que tout se passe bien quand même.

Paramétrages de fond

Vous avez reçu votre identifiant créancier SEPA : l’agent comptable va le saisir dans les paramètres de l’établissement, comme dans la capture d’écran ci-dessous :

Ensuite on va activer le prélèvement automatique, dans l’onglet spécifique, toujours au même endroit :

Dans ce paramétrage, on va :

  • cocher la case du prélèvement,
  • indiquer les comptes de liaison pour les différentes situations (voyez nos exemples de subdivision),
  • préciser le montant minimum à prélever (mettez quelques centimes : maintenant que les prélèvements sont entièrement gratuits, plus de raison de se gêner)
  • donner un premier échéancier : mettez une date indicative de calcul du prélèvement (à ce stade je ne crois pas que ça soit la date de l’opération bancaire, à vérifier), et si c’est une opération d’avance ou bien un ajustement qui tiendra compte de la créance de l’élève.

Je vous précise que les numéros de trimestre commencent à 1 en janvier, parce qu’on ne sait jamais trop...

Imprimer des mandats de prélèvement à faire remplir par les familles

Une fois que ce qui précède est assuré, on a l’accès, dans la compta géné de l’établissement-support, au menu des prélèvements automatiques comme suit :

En cliquant sur Mandats, vous pourrez imprimer un mandat de prélèvement, pré-rempli avec les références de l’établissement. C’est bien, mais insuffisant !

Vous aurez envie d’utiliser des mandats de prélèvement automatique pré-remplis avec les coordonnées de l’élève, des parents : c’est possible, grâce à DossierSCO !

Recruter des familles pour adhérer au prélèvement : un travail patient mais payant

L’idéal serait d’identifier immédiatement un échantillon de familles susceptibles d’être intéressées par un mode paiement simple et sécurisé. Vous pouvez leur demander de signer une autorisation de prélèvement SEPA accompagnée du RIB.

Si vous avez pu produire des documents pré-remplis, l’adhésion est fortement facilitée. Le plus efficace est d’intégrer l’autorisation de prélèvement dans le dossier sur les chaînes d’inscription fin juin, et plus précisément encore de placer le mandat de prélèvement sur le même papier (imprimez en A3) que l’inscription à la DP. Là encore, DossierSCO est votre ami.

Toutes les familles n’adhéreront pas au prélèvement d’emblée. Et probablement pas les familles "à problèmes" dont vous auriez aimé vous débarrasser. Mais tous ceux qui adhèrent vous faciliteront la vie en étant alors traités de manière automatisée, ce qui dégage tout le temps passé jusqu’alors à encaisser des chèques, faire des quittances et compter la caisse.

Si ce n’est que 10 % des familles, ce n’est pas immédiatement sensible. Mais comptez bien que la proportion de familles adhérant au prélèvement ne peut que grossir à terme ! A un moment donné, vous vous retournerez peut-être en réalisant que plus de la moitié des élèves sont concernés... et le temps ainsi épargné sera redistribué vers le traitement individuel des cas difficiles.

Réception des mandats dans GFC

Rendez-vous sur SIECLE, pour l’exportation standard sous format XML destinée à GFC. Chez les établissements utilisant GFE, il y a les coordonnées bancaires, qui sont ainsi importées : on n’a pas à ressaisir le RIB des familles !

Ce fichier sera importé dans GFC par l’agent comptable, dans le menu Encaissements/Prélèvements auto/Préparation/Réception.

Valider les mandats de prélèvement qu’on vous a remis signés

Dans le cas de GFC-prélèvements, comme tout est fait à l’agence comptable, le plus simple est encore que les mandats soient directement collectés dans l’établissement-support. Il faudra valider à GFC l’existence de chaque mandat dans la fenêtre suivante :

L’ergonomie est hélas déficiente, avec deux onglets différents dans lesquels mettre d’une part l’accord de la famille, de l’autre la date du mandat. Pensez à apposer sur chaque mandat un signe distinctif pour noter que vous l’avez bien saisi dans la machine !

Fixer la tarification

Jusque là, GFC n’est pas vraiment moins bon que Alise ou TurboSelf. Avec la tarification, on bute sur un net manque de souplesse : on ne peut qu’agir en fonction du régime de l’élève.

Le régime, GFC connaît grâce au fichier de transfert de SIECLE. Dedans, dans la plupart des cas vous n’aurez que des élèves au régime 2-demi-pensionnaire ; le cas échéant vous aurez par exemple du 23 DP trois jours, et du 24 DP quatre jours.

Le module des prélèvements permet de prévoir un montant de prélèvement mensuel par régime. Il n’y a pas de prise en compte de la créance réelle, une fois calculés la bourse, l’aide de la CT ou les remises d’ordre ! C’est d’autant plus agaçant que la créance, GFC la connaît, mais il ne veut la considérer que pour le dernier prélèvement du trimestre, dit d’ajustement.

Si l’on fait tout ça à la hache, pas de problème : GFC calculera les trop-perçus et devrait proposer un OP tout pré-mâché pour rendre l’argent aux familles. Mais prélever des boursiers qui ne nous doivent pas d’argent, ça n’est vraiment pas pertinent !

On peut contourner le problème de deux manières :

  • soit en usant de ces tarifs différenciés par régime : mettez vos boursiers à qui vous voulez prélever 10 € au lieu de 50 € par mois en régime "DP 6 jours" ou autre truc idiot qui ne servira qu’à cela. Attention, vos traficotages seront perdus lorsque vous mettrez à jour la base SIECLE.
  • soit en retouchant manuellement les montants à prélever des fiches que vous savez devoir reprendre.

C’est nettement le point le plus faible de tout le dispositif. Cela dit, ça se contourne, et le dispositif ainsi adapté demeure ultra-rentable en temps de travail. Je pense qu’en l’espèce il ne faut pas s’interdire de coller le gestionnaire de l’établissement rattaché devant la compta générale, pour lui faire faire les retouches sur les prélèvements de ses ouailles.

Autre piste : n’activez tout simplement pas le prélèvement chez les élèves boursiers. Mais c’est dommage.

Impression de l’échéancier

GFC permet à ce stade d’éditer des courriers destinés aux familles, les informant des prélèvements probables, sur le modèle ci-dessous. Appréciez la quantité d’informations pré-remplies assurées par le logiciel, caviarder cet exemple a été un vrai boulot !

Il est de bon ton d’envoyer ce courrier, on pourrait se faire reprocher d’avoir sauté cette étape. Votre ami le zonard n’avait pas le temps de remplir les enveloppes, mais tout se passe bien pour l’instant...

L’émission du prélèvement proprement dite

Et c’est là que ça devient magique : tout ce qui précède est franchement fastidieux. Mais on ne le fait qu’une fois ! Et prélever, après tout ça, se fait en quelques clics :

Là vous choisirez l’établissement concerné, et dans l’écran suivant vous aurez la liste des prélèvements proposés. Il est encore temps de modifier les montants, si vous savez combien l’on vous doit et que vous préférez retoucher à la baisse ou à la hausse. C’est à ce moment précis que ça peut se faire avec le gestionnaire pas loin, lui connaît les familles.

Ensuite, vous choisirez la date de prélèvement. Il n’y a pas trop à hésiter : c’est le 5 du mois, sauf s’il tombe un jour de fermeture de la Banque de France. On doit post-dater, et j’ai observé des délais incompressibles d’exécution du prélèvement plus proches de quatre jours que les 24 heures habituelles pour les paiements.

Les écrans suivants, pas besoin de vous les montrer : c’est exactement comme pour un paiement ; de même, vous enverrez votre fichier sous EFCI exactement comme les virements, et transférerez le bordereau à votre DDFiP de la manière habituelle.

Vraiment trop fastoche. Imaginez maintenant faire payer 50 familles comme cela, en deux minutes... Mais si ça se trouve vous en aurez bientôt 200, ou plus encore !


Ca a évolué depuis (notamment les prélèvements sont devenus gratuits), mais des sources "officielles" avaient déjà proposé un mode d’emploi : https://www.slideserve.com/siegfried/les-pr-l-vements-automatiques-dans-gfc