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Modifier le nombre de PJ d’un mandat édité

mercredi 30 juin 2010, par L’intendant zonard

Vous vous rendez compte, après édition du mandat, qu’en fait vous (ou le gestionnaire d’un ER...) n’avez pas indiqué le bon nombre de pièces justificatives.

On serait tenté de corriger le mandat à la main, dans le fond pourquoi pas ? Mais problème : l’historique des mandats conserve la trace du nombre de PJ, et les feuillets budgétaires servant à emballer le compte financier seront donc faux. Gênant vis-à -vis du juge du compte, tout de même...

Ma secrétaire-qui-sait-tout-faire m’a montré qu’il est possible de faire la correction !

Pour retoucher l’historique des mandats

1) il faut aller dans Comptabilité budgétaire/dépenses/documents/historique des mandats

Accéder à l'historique des mandats

2) Choisir le mandat et la liquidation précise qu’il est nécessaire de corriger.

3) En cliquant avec le bouton droit (ou dans le menu Historique des mandats), on peut Modifier

Modifier l'historique des mandats

4) La seule chose de modifiable, c’est justement le nombre de pièces

Changer le nombre de pièces justificatives

Pour réimprimer un mandat propre

A ce stade, vous avez fait l’essentiel : on peut alors se dire que corriger le nombre de PJ à la main sur le mandat peut suffire. Si vous êtes soucieux de l’aspect très propre de votre travail, vous pouvez aussi réimprimer le mandat avec le bon chiffre, car la modification que vous venez de faire le permet !

5) Rendez-vous dans comptabilité budgétaire/dépenses/documents/mandatements (ou icône raccourci)

Icône raccourci Documents de mandats

6) Rééditer le seul mandat qui en a besoin, penser naturellement à faire original + duplicata avec les filigranes correspondants. A transmettre à son comptable préféré.

Rééditer un mandat

- > Le mandat comporte le nombre idoine de PJ, l’historique des mandats sera corrigé pour les feuillets budgétaires en fin d’exercice. Et l’opération est réversible si nécessaire. Mâgique !

Et les OR ?

On dirait bien qu’on ne peut pas faire de même, rien à faire...

Messages

  • Ah, si l’IZ n’existait pas, il faudrait l’inventer !
    Géniale cette manip’ !!!!

    Petite précision àapporter àmon sens de la part d’un GM ne connaissant pas GFC compta géné : le nombre de PJ de l’ER est modifiable après l’édition du mandat (et àtout moment), et même après que le mandat ait été transmis au comptable. Mais comme j’imagine que l’agence-comptable ne peut réceptionner deux fois le même fichier (danger+++), je présume que c’est àcette dernière qu’il revient de modifier manuellement le nombre de PJ (dans GFC compta géné). Mais alors, après la modification du nombre de PJ de part et d’autre (AC / ER avec réédition), ça colle !

    • Cher Aliboron

      Pour me débarrasser de tes encombrants remerciements, je rappelle d’abord que le tuyau vient de ma SAENES, ensuite que l’IZ est un site collaboratif auquel tout collègue peut contribuer, apporter sa pierre pour en faire l’outil complémentaire du site de N@n@rd dont certains ont besoin. Et tu es bien placé pour le savoir, étant l’un des premiers àavoir fait ce pas décisif.

      Ensuite, concernant cette modification du nombre de PJ, non il n’’y a aucun transfert informatisé àfaire : quand le comptable valide les écritures, le nombre de PJ n’apparaît pas ! On n’est donc lié que par la version papier.

      En revanche, les mandats ultérieurs reprennent le nombre de PJ des mandats précédents. Il est donc souhaitable de faire la modification immédiatement, ou bien il faudra corriger l’ensemble des pieds de mandats du compte concerné, ce qui peut se faire en quelques secondes avec un bon stylo, remarque bien.

      A la réflexion, il y a un transfert informatisé : celui de la fin d’exercice, la liaison compte financier, quand on exporte la compta ordo vers le module cofi. A tout le moins, il ne faut pas faire de modifications du nombre de PJ après ce tranfert, car làil y aurait discordance entre ce que disent les mandats et le bordereau général du compte financier. Alors que "ma" manip permet justement de rétablir la cohérence...

  • Cher IZ,
    En effet, je me souviens maintenant que le nombre de PJ est un souci lors du compte fi, et l’agence-comptable me fait remarquer lorsqu’une erreur s’est glissée que ça sera un problème en fin d’année (une histoire de discordance entre le nombre de PJ de l’ER et celui modifié par l’AC)...
    Donc maintenant, je pourrai modifier sur le vif le nombre de PJ, au soulagement de mon AC !

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