Compte rendu de la réunion des gestionnaires du bassin de Créteil le 16 janvier 2020

Madame LEFORESTIER, proviseure, et Nicole GIRONE, adjointe gestionnaire, nous accueillent avec un café généreusement accompagné de galette et autres viennoiseries.

Le co-animateur du réseau, Jean-Pierre CHEINEY, gestionnaire du lycée Edouard BRANLY, ouvre la séance a 9h30. Les propos tenus on été réorganisés ci-dessous de manière thématique.

I / La GRH de proximité

Lors d’une précédente réunion, des questions de RH ont été posées par les membres du réseau. Nous avions, alors, évoqué l’existence d’un dispositif de RH de proximité et proposé l’intervention des personnes du rectorat de l’académie en charge de ce dispositif. Madame GOAËR, cheffe de service (Service académique RH et RH de proximité), accompagnée de Mesdames FOUCU et PULVE (conseillères psychologues du travail) ont accepté notre invitation pour présenter le dispositif.

A/ Définition du dispositif et mise en place dans l’académie

La circulaire n°2019-105 du 17 juillet 2019 prévoit la mise en place du service de la gestion des ressources humaines de proximité dans les académies. Elle définit le dispositif de la façon suivante : la gestion des ressources humaines (GRH) de proximité est un service personnalisé d’accompagnement, de conseil et d’information à destination de tous les personnels du ministère, quels que soient leurs corps et leurs fonctions.

L’accompagnement personnalisé est mobilisable à tout moment du parcours professionnel. Il offre la possibilité à chaque personnel qui le souhaite de contacter un conseiller RH de proximité au plus près de son école, son établissement ou de son lieu d’exercice, dans un lieu dédié et dans le respect des règles de confidentialité.

Cette circulaire prévoit que le dispositif sera généralisé à la totalité des académies à la rentrée de l’année scolaire 2019-2020, après une première année d’expérimentation en 2018-2019. Dans l’académie de Créteil, le dispositif a d’abord été mis en place au niveau de trois districts (un par département) : Montreau (77), Créteil (94), Drancy (93). En 2018-2019, il a été étendu à 18 districts pour être généralisé sur l’ensemble de l’académie en 2021.

Le choix de cette ouverture progressive devait permettre d’apporter une réponse qualitative aux demandes des agents tout en évitant les frustrations par manque de moyen.

Sont concernés par le dispositif :

• Les personnels du second degré, IATSS, personnels de direction, inspecteurs (deux conseillères psychologues du travail rattachées au rectorat),
• Les personnels du premier degré (trois référentes rattachées à chaque DSDEN)

La mise en place du dispositif s’est, notamment, traduite par la mutualisation des ressources GRH (secrétariat commun) et par l’utilisation d’une plateforme centralisée (téléphone et courriel).

B/ Les trois domaines d’intervention de la GRH de proximité

• Ecouter, conseiller, prévenir
• Aider au développement professionnel et personnel
• Animer des réseaux professionnels dans un bassin d’emploi local

1/ Les éléments du dispositif intéressant plus directement les EPLE

• Des réunions d’information collectives sont organisées les mercredis après midi dans un établissement du district
• Des permanences sont tenues dans les établissements au moment de la pause méridienne
• Des entretiens personnalisés peuvent être mis en place à la demande des agents
• Un appui managérial est proposé en collaboration avec un IA-IPR référent et un IEN du second degré (amélioration des conditions de travail / mise en place de groupes de travail) ou avec des chefs d’établissement (appui de premier niveau auprès des PERDIR / groupes de travail pour répondre aux difficultés managériales).
• Le dispositif de GRH de proximité bénéficie d’un nouveau levier : la médiation

En cas de difficultés managériales, il s’agit de :

1. proposer une médiation
2. d’assurer un suivi avec les équipes
3. dénouer la situation conflictuelle

2/ Les éléments du dispositif concernant plus directement l’agent

• Création d’un compte personnel de formation (CPF) : cf. la circulaire académique n°2019-059 du 25 juin 2019
• L’agent doit créer un compte personnel de formation sur https://moncompteformation.gouv.fr
• Il bénéficie d’une indemnité (85% du traitement la première année). Pas de rémunération les deuxième et troisième années.
• Il peut recevoir une aide financière (totale ou partielle) pour le financement de la formation choisie
• Le fonctionnaire est réintégré sur son poste à l’issu de son congé
• L’agent sera redevable trois fois le temps de formation à la fonction publique.

Le CPF permet à l’agent de bénéficier jusqu’à 150 heures de formation présentielle, qui ne doivent pas consister à renforcer ses compétences sur son poste actuel, mais bien à préparer un véritable projet professionnel.

Le bilan de compétences

L’agent qui atteste d’une ancienneté d’au moins dix années peut bénéficier d’un bilan de compétences (10 heures d’entretien avec une conseillère qualifiée ou 14 heures avec une psychologue du travail). L’administration prend en charge les frais liés à ce bilan après une analyse sur la pertinence de la demande de l’agent.

Notons que la GRH de proximité ne se substitue pas à l’agent. Il s’agit avant tout d’un dispositif d’accompagnement dans lequel l’agent demeure proactif dans ses démarches. N’oubliez pas :

• L’onglet des offres d’emploi du site académique
• L’onglet « c’est officiel » (circulaires)
• La Place de l’emploi public (PEP ex-BIEP, récemment mise à jour en janvier 2020 / publication obligatoire de tout poste dans la fonction publique)

C/ Premiers bilans

• Une proximité appréciée par les agents dont certains se sentent soulagés de ne pas devoir se déplacer au rectorat, lieu qui peut impressionner (le service se déplace)
• Davantage de contacts entre les services (maillage renforcé avec le service formation et les services de gestion DAP, DPE, DEEP – suivi des détachements demande de disponibilité…)
• Une offre plus large de services (sessions, ateliers, gestion des conflits, appui managérial…). Pour solliciter un entretien l’agent peut contacter le service par courriel : ce.94grhprox padsp@m ac-creteil.fr et par téléphone au 01 57 02 61 30

D/ Interventions des adjoints gestionnaires du réseau sur ce dispositif

Julie David, adjointe gestionnaire au collège du Fort (SUCY-EN-BRIE), demande à quel niveau se situe l’adjoint gestionnaire dans l’infographie du diaporama de présentation décrivant le conseiller RH de proximité. Mme GOAËR répond que les gestionnaires d’EPLE sont des personnels d’encadrement qui bénéficient à ce titre d’un appui managérial. Mme DAVID demande aussi que les messages adressés sur la boîte mail du chef d’établissement (ce.numétab@ac...) soient envoyés en copie sur la boîte intendance (int.numétab@ac...).

Pascal VION, adjoint gestionnaire au lycée BREL (CHOISY-LE-ROI), demande si l’on peut s’inscrire à des formations à distance dispensées dans d’autres académies (classes virtuelles multi académiques). La question est notée en vue d’une réponse ultérieure.

Jean-Pierre CHEINEY, gestionnaire du lycée BRANLY (CRETEIL), demande si des formations destinées à des personnels confirmés peuvent être inscrites au Plan Académique de Formation. Des besoins semblent exister parmi les adjoints gestionnaires. Mme GOAËR propose que nous fassions remonter nos besoins auprès du service académique de formation.

Jean-Pierre CHEINEY demande aussi s’il est pertinent de signaler des difficultés relationnelles connues au sein d’une équipe dans un autre établissement. L’agent devant être proactif dans sa démarche, ce n’est possible qu’avec l’accord de celui-ci parce que lui seul participera à la mise en place d’un dispositif de médiation. La personne informée sur la situation managériale difficile d’un collègue n’est qu’un tiers dans le conflit. Mme GOAËR et ses collègues insistent sur la confidentialité des entretiens : avoir un espace de parole libre est un élément essentiel du dispositif.

Notre rôle d’adjoint gestionnaire consiste aussi à faire connaître la GRH de proximité et ce qu’elle offre en la matière. La cellule d’écoute aussi peut jouer un rôle important pour démarrer un traitement de la situation. Mme GOAËR insiste sur la confidentialité des échanges, qui peuvent ne pas être divulgués au chef d’établissement (sauf obligation d’information).

II / La trousse à projets

Julie David, adjointe gestionnaire au collège du Fort (SUCY-EN-BRIE), s’est proposée pour présenter le dispositif « La trousse à projets » qui permet d’obtenir des financements participatifs.

Par l’intermédiaire du GIP support, elle a obtenu des financements pour l’organisation de deux voyages dans son collège. Le site https://trousseaprojets.fr/ décrit les étapes de la constitution d’un dossier de financement qui passe par la création d’un compte par chef d’établissement, qui validera le projet saisi par les enseignants. Les projets doivent impérativement associer un EPLE avec son numéro d’établissement (RNE), afin d’éviter toute gestion de fait par une association. Attention : l’accord préalable du CA est indispensable pour recourir à ce dispositif.

Ce financement participatif suppose des seuils minimum et optimum qui permettent d’obtenir le versement des participations. Si le seuil minimum n’est malheureusement pas atteint, à l’issue de la période de collecte (60 jours maximum), les participants sont remboursés.

La création d’un compte gestionnaire de la structure réceptrice permet ensuite de réceptionner les fonds. Il est fortement conseillé que ce compte soit géré par l’adjoint gestionnaire. Notons que 6,5 % de la somme collectée sont retenus par le site pour ses frais de fonctionnement.

Le financement ainsi obtenu doit faire l’objet de l’acceptation d’un don voté en conseil d’administration, l’application permettant l’édition de la liste des donateurs à joindre à l’appui du don.

Il semble que les EPLE puissent produire des « reçus fiscaux » (vu avec la DGFiP) pour les donateurs qui pourront déduire 60 % de la somme de leur impôt sur le revenu. L’édition du document est prévue par l’application mais porte la signature de l’ordonnateur. Mais ne serait-ce pas plutôt à l’agent comptable de signer ?

La trousse à projet peut constituer un moyen d’obtenir des financements pour la réalisation de projets, notamment pour des établissements disposant de faibles ressources budgétaires.

On peut se poser la question sur la validité du dispositif, en l’absence de convention préalable entre le GIP et l’EPLE. Notons que les dispositions générales d’utilisation sont disponibles sur le site de la « Trousse à projets », et que la validation se fait par le chef d’établissement qui crée un compte à son nom.

III / Budgets 2020

Mme LEBRET (DACSES) s’est excusée de ne pas pouvoir assister à notre réunion de réseau en raison d’un empêchement. Elle souhaitait faire part des remarques que son service a pu formuler sur les budgets 2020.

A/ Conseil régional d’Île-de-France et budget 2020

1/ Observations de la région sur le calcul du SRH

Le conseil régional a émis des remarques à de nombreux lycées sur les calculs du SRH par référence au Vademecum 2019-2020, p.16. Pour le lycée E BRANLY de CRETEIL :

Observation n°1 : Les taux de contribution aux charges communes et du FCRSH doivent être appliqués sur les recettes de restauration issues des repas pris après déduction du Reversement sur Recettes de Restauration (RRR, voir vademecum 2019-2020 p.16). Vous voudrez bien régulariser la situation par une DBM dès que possible.

Le gestionnaire de ce lycée a préalablement utilisé un fichier Excel mis à la disposition par la région Ile de France permettant de calculer le SRH conformément à l’organisation financière de ce service définie par la collectivité elle-même. Il a établi les prévisions budgétaires 2020 saisies sur GFC à partir des résultats obtenus par ce fichier XLS.

Monsieur CHEINEY ne comprend donc pas l’observation, dans la mesure où les calculs obtenus par ce fichier correspondent à ceux produit par l’application OGIL (application de la région pour déterminer les reversements à la collectivité sur recettes de restauration – RRR – et au fonds commun régional des services d’hébergement FCRSH).

2/ DGFL et budget d’autonomie éducative

Othman MOHAMED, adjoint gestionnaire au lycée St-EXUPERY (CRETEIL) relève que le conseil régional attribue les DGFL à la baisse depuis plusieurs années. La baisse des DGFL résulte de la dotation progressive des lycées avec des chariots de ménage, alors même que ces équipements n’entraînent aucune baisse des dépenses de fonctionnement de l’EPLE.

La région Île-de-France a créé en septembre 2019 le budget d’autonomie éducative (BAE). Ce dispositif permet de financer des actions, à hauteur de 9 000,00 € par lycée, pour renforcer la lutte contre le décrochage et les inégalités scolaire, travailler plus étroitement avec les entreprises et les acteurs culturels, donner du sens aux valeurs citoyennes et innover en matière d’alimentation, de santé ou de défense de l’environnement.

Certaines dépenses sont éligibles (voyages scolaires, intervenants extérieurs, travaux d’embellissement…) d’autres ne le sont pas (dépenses pédagogiques obligatoires pour la région, dépenses d’équipement, dépenses d’investissement…).

Chaque établissement devra demander le remboursement, qui sera effectué en un seul versement sur présentation d’un état récapitulatif des dépenses, des sommes engagées après la mise en œuvre d’un ou plusieurs projets.

Se pose donc la question fondamentale de l’ouverture des crédits au budget en l’absence de notification. En effet le Vade-Mecum envoyé par la région aux lycées reste uniquement un document d’information sur la mise en place d’une politique territoriale.

A juste titre, ce dispositif semble financièrement insatisfaisant quelque soit la solution envisagée (qui reste sous l’entière responsabilité de chacun).

• Attendre une notification de crédits de la collectivité, (inconvénient : aucun projet ne pourra être entrepris en l’absence de ce document)
• Utiliser des crédits pédagogiques déjà ouverts dans l’attente du financement régional, avec réimputation des dépenses une fois le financement obtenu (inconvénient : bloquer des crédits ouverts destinées à financer des charges sensées être déjà prévues lors de l’élaboration du budget, donc retard dans la réalisation de certains projets prévus).
• Ouvrir les crédits sans notification et établir l’ordre de recettes une fois le financement obtenu (inconvénient : financer les projets grâce à des avances sur trésorerie pour autant que l’état de celle-ci le permette / risque d’aboutir à un prélèvement sur fonds de roulement, de fait, sans autorisation préalable du CA par insuffisance de crédits lorsque certaines dépenses sont refusées par la collectivité).

B/ Conseil départemental du 94 et budget 2020

1/ Masse salariale des agents ATTEE

Le CD94 n’a pas envoyé pas la masse salariale aux collèges. Nous pensons qu’une demande devrait-être déposée auprès de cette collectivité. La région Île-de-France transmet aux EPLE un coût moyen par agent qui permet à chaque lycée d’évaluer sa masse salariale.

Cette donnée semble importante pour évaluer le coût global de fonctionnement d’un établissement qui ne se résume pas seulement à des dépenses de fonctionnement. Certains collèges intègrent même le coût des travaux à la charge de la collectivité dans la présentation du budget.

2/ Complément de DGF

Le conseil départemental du Val-de-Marne ne verse que 90 % de la part de la DGF destinée au service AP, dans l’attente de l’enquête lourde sur les effectifs des collèges. La notification de la dotation complémentaire ne précise pas clairement qu’il s’agit d’une dotation de fonctionnement devant être ventilée par le conseil d’administration : certains la soumettent au vote du CA comme ressource nouvelle non affectée, tandis que d’autres considèrent que cette somme est, de toutes manières, destinée au service AP.

C/ Taxe d’apprentissage

Dans le cadre du versement de la taxe d’apprentissage les OCTA (organismes collecteurs de la taxe d’apprentissage) disparaissent. Les employeurs pourront désormais verser directement la taxe aux établissements d’enseignement.
Pascal VION, adjoint gestionnaire au Lycée J. BREL (CHOISY LE ROI), demande si, comme autrefois, des reçus libératoires (carnets triplicata) doivent être établis.
Étienne André s’attend plutôt à l’utilisation d’une application spécifique en ligne, mais nous ne disposons d’aucune information à ce sujet.

IV / Comptes financiers 2019

Etienne ANDRE, adjoint gestionnaire au lycée L. BLUM (CRETEIL) rappelle les points suivants :

• Le conseil régional n’a pas délibéré sur le montant les prestations accessoires accordé aux personnels logés. Celles du conseil départemental du 94 ont été reçues le 15 janvier 2020.
• Ne jamais passer de mandat estimatif d’extourne sur l’investissement (O.P.C.) : l’inscription en classe 2 doit être exacte car définitive.
• En cas d’avoir obtenu par un fournisseur sur des biens immobilisés : ne surtout pas faire de compensation par l’ordonnateur, cela fausse l’inventaire. Le comptable assurera, au moment du paiement, la contraction entre le mandat en section d’investissement et un ordre de reversement de la section de fonctionnement
• La bascule rend impossible la liquidation des opérations sur extourne : si le logiciel de bascule sort une liste d’opérations d’extourne en cours, cela signifie que des ordonnancements sont restés toute l’année sans être confirmés. Bien souvent on se rendra compte qu’un mandat a été passé par erreur sans utiliser les crédits d’extourne, ce qui fait un peu désordre mais n’est pas grave (en recettes ceci est moins gênant).
• Plus embêtant, la bascule interdit l’accès dans l’ancien exercice au module des mémoires. Si l’on a besoin d’émettre des mémoires (notamment pour les prestations accessoires des logements), il reste la possibilité d’émettre des ordres de recettes « classiques » avec, pour pièce justificative, un document sur papier libre. En revanche, si l’on a besoin de diminuer une recette établie sur la base d’un mémoire, nous sommes dans l’impossibilité de générer un mémoire rectificatif. Il faut donc rester extrêmement prudent de ne pas surévaluer la provision pour charges des COP en fin d’exercice.
• Pas de nécessité de solder la régie d’avances, du point de vue purement du comptable, lors du changement d’exercice. En revanche, le logiciel GFC demande à ce que les régies d’avances et de recettes soient soldées pour autoriser la bascule dans l’établissement rattaché.

VI / Questions diverses

• Bourses : des dysfonctionnements ont été relevés dans les lycées. Des élèves étaient absents des listings du SAB (par exemple : il en manquait une douzaine au lycée L. BLUM, une trentaine au lycée Saint-EXUPERY). La mise à jour de SIECLE (prévisions : trois jours d’indisponibilité programmée) doit permettre de régler le dysfonctionnement.
• On observe une augmentation générale du nombre de boursiers et des volumes financiers dans les lycées. En collèges, le logiciel de demande de bourses reste d’une utilisation fastidieuse pour les familles (impossibilité de régénérer des codes, qui arrivent parfois une semaine après, parfois jamais en fonction du serveur de courriel utilisé par la famille). La génération des codes dysfonctionne à cause des problèmes d’orthographe des noms de famille, alors que les patronymes étaient pourtant bien saisis dans SIECLE. Il faut parfois recourir aux dossiers papier pour formaliser des demandes de bourses.
• Saisie A Tiers Détenteur (SATD) : Étienne ANDRE rappelle que depuis début 2019, les comptables d’EPLE peuvent pratiquer, sans l’assistance d’un huissier ni recours auprès du tribunal d’instance, des saisies administratives à tiers détenteurs. Compte tenu des contraintes liées à nos missions, la SATD sera surtout utilisée à l’encontre des employeurs, mais probablement moins fréquemment pour la demi-pension. Il s’agit toutefois d’un moyen efficace dans le cadre du recouvrement de loyers impayés pour les logements occupés en COP. L’association des agents comptables Espac’EPLE propose un outil qui facilite beaucoup la mise en œuvre de cette procédure.

La réunion s’est terminée à 12h30. Notre prochaine réunion se tiendra le jeudi 26 mars 2020, à 9h00, au collège Simone de BEAUVOIR à Créteil.

Nous tenons à remercier, tout particulièrement, Mesdames GOAËR, FOUCU et PULVE du Service Académique RH et RH de proximité de l’académie de CRETEIL pour la qualité de leur prestation qui fut très appréciée par l’ensemble des adjoints gestionnaires présents lors de la réunion.

Nous tenons aussi à remercier nos collègues Julie DAVID pour sa présentation du dispositif « La trousse à projets » et Étienne ANDRÉ pour ses prises de notes utiles à la rédaction de ce compte rendu.

Les secrétaires de séance : M. KAMARA et J.-P. CHEINEY