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Marchés, contrats et conventions - Épisode 2 : que fait le conseil d’administration ?

vendredi 17 septembre 2021, par Philippique

Comme promis le deuxième épisode !

Le premier épisode a permis de s’y retrouver entre un contrat, un marché et une convention. Ce nouvel épisode de la trilogie va rappeler le rôle du conseil d’administration.

C’est moins compliqué mais accrochez-vous quand même, car c’est un tantinet moins évident qu’il n’y paraît et d’ailleurs tous les collègues ne sont pas d’accord entre eux.

On se rappelle que tout marché (et donc tout bon de commande) est un contrat. Par contre l’inverse n’est pas vrai, tous les contrats ne sont pas des marchés.

Un petit rappel du code de l’éducation en guise d’échauffement, et de son article R 421-20 :

En qualité d’organe délibérant de l’établissement, le conseil d’administration, sur le rapport du chef d’établissement, exerce notamment les attributions suivantes :
(...)
6° Il donne son accord sur :
(...)
d) La passation des marchés, contrats et conventions dont l’établissement est signataire, à l’exception :
(...)
- des marchés dont l’incidence financière est annuelle et pour lesquels il a donné délégation au chef d’établissement.

Et comme tout bon gestionnaire, je propose au CA de donner délégation au chef d’établissement après le renouvellement de ses membres : il vaut mieux voter cette délégation, sinon CA à chaque bon de commande !

Alors, fastoche : je fais voter la délégation et zou tous les contrats, qui sont des marchés et qui sont inférieurs ou égal à un an peuvent être signés sans l’accord du CA ?

L’idée est juste mais dans les faits il y a au moins deux subtilités.

La première : les marchés dont l’incidence financière dépasse un seul exercice (c’est à dire avec des versements effectués sur deux exercices différents) doivent obtenir l’accord préalable du CA.

La seconde : les marchés ayant une durée de 12 mois et à incidence financière annuelle mais pouvant être reconduits doivent eux aussi être soumis au CA.

On utilise bien le terme de marchés et non pas de contrats puisque ce sont eux qui sont couverts par la délégation.

La DAF dans sa réponse n° 2019-004 du 4 janvier 2019, a précisé qu’un marché reconduit de façon expresse (...) est donc considéré comme un marché annuel et entre dans le cadre de la délégation de signer les marchés à incidence annuelle.

Encore une fois, et contrairement à notre (mauvaise) habitude, on parle bien de marchés. Car si on utilise le terme contrat, ce dernier englobe des contrats qui ne sont pas des marchés : contrat d’embauche, convention de stage ou autre.

Du coup, quels sont les marchés qui entrent dans le champ de la délégation du chef d’établissement ?

Les critères cumulatifs sont les suivants :

  • ceux dont la durée est de 12 mois au maximum (quelle que soit la date de début)
  • et dont l’incidence financière porte sur un seul exercice
  • et qui ne sont pas reconductibles.

Bon, d’accord mais qu’est ce qu’il doit y avoir dans l’acte du CA pour un marché soumis à son accord ?

Le bon sens suffit à trouver la réponse :

  • le prestataire
  • l’objet décrit de manière explicite
  • la durée (en indiquant le nombre de renouvellements possibles)
  • le montant
  • et le marché proprement dit (non signé bien sûr !).

C’est effectivement plus clair maintenant, mais à quoi faut il prêter attention ?

Les points de vigilance ne manquent pas sur les marchés, souvent délaissés par les gestionnaires, et dont une gestion rigoureuse permet d’être dans les clous au niveau réglementaire et de faire gagner quelques centaines quand ce ne sont pas des milliers d’euros à l’EPLE.

  • chaque marché pluriannuel doit indiquer le prestataire, l’objet, le prix, la durée, les modalités de reconduction tacite (nombre de fois et durée) et les éventuelles variations de prix avec la formule de calcul
  • ces marchés ne peuvent être signés par le chef d’établissement qu’après vote favorable du CA et accusé de réception des autorités de contrôle dans Dém’Act
  • les modalités de reconduction tacite sont autorisées, mais uniquement si elles sont limitées dans le temps (prévoir deux ou trois reconductions au maximum)
  • la délégation est votée chaque année par le CA après renouvellement des membres
  • il est possible de présenter tous les marchés au conseil d’administration chaque année, au moment du vote des tarifs par exemple, et sous forme d’un tableau bien pratique pour les suivre
  • pour alléger les CA, il est possible de préférer des marchés de 12 mois, débutant le 1er janvier et pouvant être reconduits de façon expresse deux fois au maximum pour deux périodes d’égale durée
  • si vos marchés actuels tombent en milieu d’exercice, il est possible de signer un marché indiquant une date de départ à la signature, valable jusqu’au 31 décembre de l’année et pouvant être reconduit de façon expresse à partir du 1er janvier pour deux (ou trois) périodes de 12 mois au maximum
  • les ‘anciens’ marchés qui ont plus de cinq ans méritent un examen attentif car il peuvent être renégociés de manière favorable pour le budget de l’EPLE.
  • AJI décidément toujours plein d’attentions pour la profession propose un module pour un suivi propre de ses marchés.

Super, alors c’est fini ?

Pas tout à fait, nous verrons dans le troisième et dernier épisode les pièces justificatives des factures mandatées dans le cadre de ces marchés.