Equiper votre salle de réunion avec une solution de visioconférence ’maison’

1. Contexte et besoin

Le besoin initial était d’équiper une nouvelle salle de réunion afin de pouvoir :

• projeter sur place, comme avec un vidéoprojecteur classique,
• organiser des visioconférences
• faire les deux en même temps si nécessaire

En effet, nous sommes dans un secteur géographique enclavé avec de plus en plus de réunions en mode visioconférence ; et à l’heure où ces mots sont écrits, nous en sommes à la 5e vague du corona-truc dont la liste des variants va finir par épuiser l’alphabet grec.

Les contraintes

À partir des besoins ci-dessus, les contraintes étaient de deux ordres :

• les moyens : peu de temps disponible et des finances limitées
• matériels : une salle de réunion d’une vingtaine de places, sans équipement

Les premiers devis, pour un équipement professionnel de visioconférence et un vidéoprojecteur de qualité, oscillaient entre 4 000 et 9 000 écus, sans la prestation d’installation et sans pouvoir faire d’essais au préalable. Ce dernier point était rédhibitoire pour moi.

Nous avons donc essayé de voir ce que nous pouvions faire avec les équipements déjà disponibles dans le bahut. L’idée était aussi de faire des tests par rapport au besoin réel notamment sur la sonorisation, la qualité de l’image et l’écueil (difficilement évitable dans une salle de réunion) d’une caméra avec un grand angle suffisant pour filmer tous les participants.

Pour ma part j’étais plus parti sur l’idée d’un vidéoprojecteur, car la technologie robuste a fait ses preuves et l’image me semblait suffisamment nette pour une utilisation en visioconférence. Mais finalement, ce n’était pas la bonne piste pour nous.

Les ressources disponibles

Le questionnement sur les ressources a été l’occasion d’aller faire un petit tour dans le bahut, et un détour même par les ’réserves’, et autres garages, ateliers, labo, greniers, caves ou même vide-sanitaires qui peuvent s’avérer de véritables cavernes d’Ali Baba.

On a pu ramener de notre chasse au trésor :

• un chariot en bon état
• un écran TV de taille respectable (diagonale de 120 cm mini) avec une connectique HDMI
• une webcam
• un micro (dont on n’a pas eu besoin)

On s’est procuré un câble USB, un câble HDMI, un PC portable et un vidéoprojecteur (que finalement nous avons éliminé), et nous pouvions commencer les tests.

2. Les essais et l’installation retenue

Notre méthode a été de rechercher dans diverses directions afin de trouver la solution la mieux adaptée à notre besoin, et la plus simple possible, quitte à la faire évoluer en fonction des retours des usagers.

Les essais ont consisté à faire des expérimentations en changeant les configurations et les positionnements des équipements :

• avec et sans vidéoprojecteur,
• avec ou sans micro
• en positionnant la webcam et le téléviseur à différents endroits

Les outils de test de webcam en ligne sont bien pratiques pour faire des essais. Un exemple ici

Finalement on a opté pour la disposition suivante minimaliste et quasi low-tech :

• la TV sur le chariot
• la webcam sur l’écran
• les deux câbles (USB pour la webcam et HDMI pour le téléviseur) raccordés au PC portable [1]

C’est finalement très simple et économique.

Dès que l’on a validé le dispositif et son fonctionnement, on a acheté un peu de gaine pour relier proprement l’écran et la webcam à l’emplacement de la salle de réunion, où a été installé le PC portable pour éviter les fils disgracieux visibles sur la photo, et on a pu montrer aux utilisateurs comment se servir de cette installation.

En fait c’est on ne peut plus simple, puisqu’il suffit d’allumer le PC portable et le téléviseur.
La webcam est alimentée via l’USB, et la détection des matériels se fait automatiquement avec n’importe quel PC portable.

3. Bilan

Nous avons été très surpris de la qualité de l’image et du son et nous n’avons eu aucune plainte à ce niveau jusqu’à maintenant. Au contraire les retours des usagers sont positifs. Le dispositif a été utilisé avec succès pour des réunions en visioconférence, des conseils de classe et des conseils d’administration. Et les utilisateurs n’ont jamais eu besoin de faire appel à nos services pour un quelconque dysfonctionnement ou une explication sur la manière de fonctionner.

L’image

Au niveau de l’image, la résolution, la luminosité et le contraste d’un écran TV sont bien supérieurs à un vidéoprojecteur, ce qui permet de s’en passer et de projeter sur le téléviseur avec une petite diagonale d’image comparée à un vidéoprojecteur.

La webcam n’est cependant pas en mesure, vu son angle de vision, de capter plus de 4-6 personnes. Une caméra grand-angle serait mieux adaptée. Mais nous nous sommes aperçus qu’il n’y avait pas un gros besoin à ce niveau dès lors que la qualité du son était au rendez vous, cf. infra.

Le son

La webcam d’entrée de gamme capte très bien le son de toute la salle de réunion, ce qui est assez incroyable. Et le confort sonore des personnes qui assistent à la réunion en visioconférence est tout à fait acceptable. Les haut-parleurs de la TV suffisent largement à diffuser le son dans toute la salle en mode visioconférence.

Par chance, aucun effet Larsen ou autres sifflement parasite n’a été observé au cours des tests ou signalés par les usagers.

Le résultat est donc satisfaisant que ce soit
– sur le plan esthétique,
– en utilisation en mode projection,
– ou en qualité de visioconférence jusqu’à quinze personnes (nous n’avons pas testé au-delà).

On ne prétend pas bien sûr à une qualité professionnelle, mais pour avoir assisté à des visioconférences institutionnelles avec de ’gros’ moyens, la différence n’était pas toujours évidente, et le gros avantage de notre solution est la simplicité de sa mise en œuvre. Par exemple, on perd pas dix minutes au début de la visio pour les réglages quasi inévitables et les non moins inévitables interventions d’un.e expert.e.

Pour terminer, le bilan moyens engagés/résultat est imbattable. Ce qui est assez curieux, c’est la forte déception de la direction, face à la qualité d’un tel système très simple, qui répond parfaitement au besoin, conçu sans dépense somptuaire et sans technologie nouvelle. Sans commentaire.

La suite

Nous allons investir dans un téléviseur plus grand plus une webcam grand angle (afin notamment de satisfaire la direction désirant un truc qui ’claque’), et nous fixerons tout ce petit monde au mur afin de pérenniser le système.

Nous conserverons le système mobile qui présente l’intérêt d’être utilisé à la demande sans expertise technique.

[ajout1] Comme le dit l’IZ plus bas, l’idée de compléter cette organisation avec un vidéoprojecteur qui projette sur le mur opposé de celui de la solution décrite ci-dessus est une excellente suggestion.

[ajout2] J’avais oublié quoi à votre avis ? Et bien l’UGAP qui propose des écrans avec webcam intégrée c’est très certainement une très bonne piste. Merci qui ? Merci l’IZ ;-)