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Marchés, contrats et conventions - Épisode 3 : quelles pièces justificatives de la dépense ?

mardi 2 novembre 2021, par Philippique

Cerise sur le gâteau, le troisième (et dernier) épisode !

Le premier épisode a permis de s’y retrouver entre un contrat, un marché et une convention. Le deuxième épisode a éclairci le rôle du conseil d’administration. Le troisième épisode est consacré aux pièces justificatives de la dépense. Rassurez vous c’est l’épisode le plus court et le plus simple !

Alors ça y est, on a de beaux marchés, conventions, contrats récents, négociés, paraphés et scannés.
Les contrats sont suivis dans l’outil de suivi des contrats d’AJI ou dans un tableur, les premières factures arrivent et... les ennuis commencent !

Que joint-on comme pièces au mandatement (qui va devenir une demande de paiement avec Op@le) ?

Comme d’habitude on se réfère à la bible des PJ, le décret 2016-33 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses
En parlant de bible il faut aussi lire et relire les indispensables abrégés du site gestionnaire03.fr, dont celui concernant les pièces justificatives des dépenses.

Enfin on se conforme au contrôle interne comptable de votre agence et aux documents demandés par votre agent comptable qui a le final cut. En matière de PJ ces dernières ne devraient pas beaucoup différer de ce qui est dit ci-dessous.

Rappel : une copie de la délégation du CA autorisant le chef d’établissement à signer les marchés à incidence financière annuelle (pour les marchés pluriannuels il faut un acte à part du CA) doit être jointe au premier mandat de l’exercice. Les pièces suivantes sont à joindre obligatoirement si elles sont mentionnées dans la facture :

1. Au premier mandat de l’année civile

  • le contrat ou la convention signé par chaque partie lorsqu’il est mentionné sur la facture, et accompagné de l’acte du CA autorisant sa signature si il est pluriannuel,
  • dans le cas d’un marché formalisé : au minimum l’acte d’engagement (ou notification) et le bordereau des prix unitaires (plus les autres pièces constitutives du marché et prévues par le décret de 2016 susvisé rubrique 413),
  • l’acte du CA pour les marchés, contrats ou conventions n’entrant pas dans le cadre de la délégation du CA au chef d’établissement
  • la lettre du chef d’établissement reconduisant de façon expresse un marché de maximum un an à incidence financière annuelle (lorsque le marché prévoit une reconduction expresse et qu’il nécessite donc un acte du CE pour être prolongé d’un an, contrairement à une reconduction tacite).

2. A chaque mandat

  • le courrier ou le courriel du fournisseur mentionnant la revalorisation de prix si la formule n’est pas détaillée de manière explicite, et permettant de vérifier que la hausse appliquée est bien conforme à la formule de révision figurant dans les pièces du marché ou dans le contrat
    NB : Ce document n’est pas réglementairement exigible du fournisseur puisque la revalorisation éventuelle figure dans le contrat. Il appartient en effet à l’adjoint gestionnaire, puis à l’agent comptable de vérifier le calcul et la date d’effet. Mais dans les faits, il est bien plus pratique de demander ce document explicatif au fournisseur.
  • le bon de commande si la facture est supérieure ou égale à 25 000 € HT
  • le devis
  • l’avoir
  • on indique les références du premier mandat auxquelles ont été jointes toutes les autres PJ.

Rappels : un document écrit (bon de commande, devis accepté, contrat, etc…) doit être fourni pour toute facture supérieure ou égale à 25 000 € HT même si ce document d’engagement n’est pas mentionné sur la facture.
Tout contrat mentionné sur une facture doit être joint quel que soit le montant de la dite facture ; et un bon de commande ou un devis étant un contrat, ces pièces doivent être fournies avec la facture qui y fait référence.

Voilà, c’est fini ! Ou presque.

L’agent comptable et les marchés

Un petit focus sur ce que risquent agents comptables et ordonnateurs en ne prêtant pas suffisamment attention à la réglementation concernant les marchés publics.

L’arrêt dit Polaincourt rappelle ainsi que le non respect de la production des pièces justificatives requises par la règlementation peut entraîner une mise en cause de la responsabilité du comptable.

Dans cette situation, le comptable public avait réglé trois factures de plus quatre mille euros (seuil pour la passation par écrit d’un contrat à l’époque) sans contrat écrit pour la livraison de repas au centre communal d’action sociale (CCAS) de Polaincourt. Le juge a reproché au comptable de ne pas avoir suspendu le paiement comme il a le devoir de le faire en cas d’insuffisance des pièces fournies. Eh oui, il faut surveiller les seuils et les PJ exigibles !

Des ressources pour se faciliter la vie avec les marchés

Encore et toujours et définitivement AJI gestion pour l’éducation : les logiciels en ligne permettent aux établissements abonnés (120 € par an) de publier leurs projets d’achats. Cela répond à 99 % des besoins des EPLE, seules quelques rares opérations exigent des publications plus costaudes. La plateforme AJI permet aussi d’organiser des groupements d’achats !

Si j’oublie l’UGAP qui est une centrale d’achats que tout gestionnaire public doit connaître et utiliser, l’IZ va me bouffer le foie ! L’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP) est un établissement public industriel et commercial (EPIC) placé sous la tutelle du ministre chargé de l’Action et des Comptes publics et du ministre chargé de l’Éducation nationale.

Le catalogue de l’UGAP permet au client d’accéder immédiatement, et sans avoir à conclure un quelconque marché, à plus d’ 1,4 million de références actives issues de plus de 3400 marchés actifs. Les tarifs sont attractifs, la qualité est au rendez-vous, l’achat est sécurisé sur le plan juridique, que demander de plus ? La même chose mais qui ne serait pas du service public, c’est-à-dire avec un manque structurel de personnel ?

Ça y est, vous êtes accro, et vous en voulez encore plus ?

  • Le site très fourni et indispensable de la DAJ
  • Bien évidemment le site gestionnaire03 qui est une référence sur ce sujet (comme sur plein d’autres d’ailleurs !).
  • Et pour celles et ceux qui ont lu jusqu’au bout, une ressource géniale et pourtant peu connue voir quasi inutilisée, ressource qui m’a sorti de l’ornière plus d’une fois : la CIJAP, c’est quoi qu’est-ce ? Je vous laisse le soin d’aller découvrir ... ultra-compétente, réactive, précise : un MUST.

Merci beaucoup à Volcan, l’auteur notamment du site www.gestionnaire03.fr pour sa relecture !

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