Derniers jours avec la compta 2008 : faites vos extractions !

Pour les cas lourds, bien entendu, il vous restera la possibilité d’installer GFC 2008 sur une autre machine et d’y restaurer une sauvegarde. Mais c’est lourd, pas très pratique, et pas très bon du point de vue de la sécurité.

Dans une situation normale, vous serez intéressés par cette énumération (que je vous suggère d’amender via vos commentaires ci-dessous, notamment en ce qui concerne les régies) de données à conserver dans un coin de vos disques durs.

Pour les gestionnaires

Le plus important, c’est la liste des mandats ; toutefois je vous suggère aussi de prendre la liste des OR, elle peut vous être utile par exemple, en la relisant au moment de faire les derniers OR 2009 avant de clore l’exercice.

Màj après débat sur le forum : la situation des dépenses engagées et la situation des recettes sont intéressantes aussi, car elles comprennent toutes les informations sur les codes de gestion que les autres documents ne donnent plus.

Pour les comptables

– liste des encaissements
– liste des paiements
– édition complète du compte financier, y compris les bordereaux généraux

Il va de soi que comptables et gestionnaires peuvent, c’est pas cher, s’échanger ces archives.

Comment procéder ?

Il y a deux manières de faire, suivant ce que GFC vous permet.

1) Vous avez accès à la fonction d’extraction : il y a une petite disquette dans les boutons de l’écran d’historique des opérations que vous demandez. Cliquez dessus, on vous demande le nom du fichier et son emplacement, indiquez-les en demandant un fichier au format DBF.

2) Si ce n’est pas le cas, vous devrez alors demander l’impression de votre liste, et l’imprimer virtuellement avec PDF Creator. Pensez alors à sortir plusieurs versions de chaque liste, avec des options de tri différentes : par montant, par imputation, par nom, trois fichiers que vous stockerez ensemble dans la même archive compressée zip.

Comment exploiter les documents ?

Les extractions au format dbf sont à ouvrir avec OpenOffice.org. Ce n’est pas fait par défaut, donc la première fois il faudra par exemple cliquer du bouton droit de la souris sur le fichier, demander "ouvrir avec...", et sélectionner Soffice calc, et demander au système de mémoriser cette association.

Par la suite, OpenOffice vous demandera, à chaque fois et c’est pénible, de confirmer que le fichier est bien au format de codes de la langue française. Passons sur cette question un peu inutile. Vous aurez ensuite accès à une grille de tableur contenant toutes les données, que vous aurez tout le loisir de présenter et de trier pour répondre à vos interrogations (ou celles de la CRC !) sur votre gestion passée. Attention, après avoir fait des tris et coupes sauvages pour sélectionner ce qui vous intéresse, n’allez pas enregistrer le fichier d’archives, gardez-en toujours une copie comme neuve.

Une astuce pour éviter un accident (outre des sauvegardes sur CD de temps à autres), pour ceux qui savent ce que ça veut dire ils sauront l’obtenir, c’est de demander que ces fichiers soient en lecture seule.

Concernant l’exploitation des fichiers extraits au format PDF, je vous recommande pour commencer d’utiliser un logiciel de lecture PDF à jour, Adobe Reader en est à la version 9.2, et il n’y a pas de raison de se trimballer une version 5 ou 6 buguée et comportant des failles de sécurité. En tout cas, avec une version récente, il y a une possibilité de recherche de texte. Facile pour retrouver un montant, la facture des Établissements Tartempion ou un encaissement au peu usité compte 4631.