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Comptes-rendu de la réunion des gestionnaires du bassin de Créteil le 1er avril 2016 ; prochaine réunion le mardi 16 juin

lundi 16 mai 2016, par L’intendant zonard

Les gestionnaires du bassin de Créteil se sont réunis le vendredi 1er avril 2016, au Collège Simone Veil à Mandres-les-Roses. Étaient présents vingt collègues gestionnaires, et M. Roméro, responsable sectoriel des archives au rectorat. Six collègues étaient excusés.

Ordre du jour

  • Intervention le la société Moulinot : collecte des bio déchets en cuisine
  • Intervention de M.Olivier Roméro, responsable sectoriel des archives publiques académiques au rectorat : « introduction sur les archives publiques » et échanges sur les pratiques et mises en œuvre en EPLE.
  • Compte financier 2015
  • Questions diverses

La société Moulinot étant absente, Martine Pizzuto présente Olivier Roméro qui a répondu à l’invitation.

Archivage administratif

Un tour de table est fait, et la parole est donnée à Olivier Roméro, qui présente ses missions en qualité de responsable sectoriel des archives publiques.
Très rapidement les échanges s’orientent sur les méthodes, les moyens, et les « responsables » des archives dans les EPLE.

Il en ressort majoritairement, que peu de personnels se sentent « concernés » dans ce domaine pourtant incontournable et que bien souvent les gestionnaires sont confrontés à devoir susciter avec trop peu de succès, la collaboration active des différents services de l’EPLE, vie scolaire, secrétariats.

Le problème du stockage des documents est récurrent. Le tri n’est pas fait, la référence au BO de 2005, qui décrit l’essentiel du dispositif, n’est pas confortable. Par méconnaissance, prudence, ou désintérêt on archive plus qu’il ne faut.

Olivier Roméro, donne des conseils, sur la méthodologie d’approche et d’intérêt à susciter des différents partenaires. Il propose ses services sur site si besoin. Il rappelle que dans le vadémécum du gestionnaire (p. 352 s.), le plan d’archivage des documents financiers est plus précis que celui du BO.

Martine Pizzuto évoque l’archivage « éclaté », dans tous les EPLE, des documents de carrière des personnels et notamment ceux liés à la rémunération, pour lesquels les agents comptables doivent, et à quel titre (?!) apposer leur signature et engager leur responsabilité sur les certificats d’exercices, dans le cadre des validations de services pour la retraite.

Martine Pizzuto, fait un rapide historique, sur l’antériorité de suivi des traitements et des validations dans chacun des EPLE, et déplore qu’au moment de la re-centralisation des traitements au rectorat, il n’a pas été possible de transférer les archives.

Avec le temps, les personnels qui ont la connaissance partent, et les dossiers sensibles de reconstitution de carrière instruits par le rectorat prennent du retard et mettent en difficulté les personnels.

Olivier Roméro fait une suggestion : « La réunion de ce matin a permis de mettre en évidence que le problème de place dans des locaux sains pour les archives est très important et qu’il faudrait coordonner et centraliser certains documents au niveau académique. Je pense que cette situation est commune à un très grand nombre d’EPLE sur l’académie, et j’ai le même problème.

Ce que je propose : une centralisation de documents précédemment traités par les EPLE. Ceux dont tu as parlé, mais aussi le chômage traité dans les années 1990 par des lycées mutualisateurs, tous les dossiers administratifs des personnels en EPLE qui ont muté (ou partis en retraite), et dont l’utilité est indéniable, etc.

Pour que cette centralisation/coordination puisse être envisagée, il faudrait en parler lors de la réunion de coordinateurs de réseau avec le secrétariat général du rectorat.
Dans le cadre de ma fonction, je pourrais, si ma présence est proposée/acceptée à cette réunion, évoquer certaines pistes pour être opérationnel, et donner mon avis sur les modalités logistiques et d’archivage, car cela fait longtemps que je suis confronté à ce problème et que bien sûr je réfléchis à des scenarii pérennes, cela fait partie de mon travail.

Il y a donc matière à faire avancer cette affaire. J’ai parlé ce matin du SPSI(schéma prévisionnel de stratégie immobilière de l’académie), car c’est un des leviers essentiels, et tous les arguments des intervenants de ce matin sont parfaitement recevables car ils touchent à la gestion de carrière d’un très grand nombre d’agents chaque année sur notre académie.

Je pense qu’il faut persévérer dans cette voie et j’espère dans un avenir pas trop lointain, pouvoir développer cette plateforme académique, avec le soutien d’adjoints gestionnaires qui puissent témoigner de son utilité eu égard au très grand nombre de documents en perdition, dont lentement mais sûrement, nous perdons la mémoire, donc la possibilité d’en faire bénéficier l’intérêt général. »

Archivage numérique – dématérialisation des pièces

Très vite nous abordons l’orientation vers l’archivage numérique des documents de gestion budgétaire et comptable et de la dématérialisation des pièces.

Le grossissement des agences comptables et l’orientation vers l’éco-responsabilité, nous conduisent à réfléchir sur nos méthodes et moyens d’archivage.

Étienne André, agent comptable du groupement Léon Blum pratique depuis plusieurs années un archivage par scan, et nous expose son organisation et l’équipement technique nécessaire, avec des sauvegardes multiples. Pascal Vion, dont le lycée est rattaché au groupement Léon Blum, témoigne du confort et de la facilité de cette forme d’archivage.

Étienne André précise que si l’on dématérialise, il devient plus nécessaire encore de s’assurer d’un protocole de sauvegarde systématique, fiable et simple à mettre en oeuvre.

Certains gestionnaires de collèges, surtout, évoquent la difficulté des moyens financiers à engager pour un équipement spécifique, et l’inquiétude de l’approche informatique, tout le monde n’en pas la « fibre ».

Martine Pizzuto, est favorable à cette orientation vers l’archivage numérique des « duplicatas » des documents budgétaires et comptables. Les locaux ne suffisent plus.

La mise en œuvre est d’ores et déjà programmée au groupement de Saint-Exupéry. Coût global de l’équipement 1 200.00 € (ordi+scanner+double disque dur)
(Nb il existe un GED gratuit téléchargeable PAPERPORT14 sur le
site : http://shop.nuance.fr/store/nuanceeu/fr_FR/pd/ThemeID.26429600/productID.234580400/PaperPort-Professional-14 version limitée et améliorable par la version éducation PRO mais à 65.00€ : http://www.nuance.fr/for-business/by-product/paperport/standard/index.htm

Compte financier : la campagne 2015

Pas de soucis particuliers sur les applications GFC. Plusieurs collègues utilisent COGEFI, en appui à leur rapport, analyse financière et présentation au CA. Ils en sont satisfaits.

Martine Pizzuto, précise que l’envoi des actes relatifs au compte financier n’est pas soumis aux cinq jours après vote au CA. Préparer les actes dans Dem’Act jusqu’à la signature, et ne transférer les actes, qu’accompagnés des pièces du compte financier au format PDF, après en avoir eu la version complète éditée par l’agent comptable, annexé des pièces complémentaires (rapport, état des mod, justificatifs des états de soldes..etc), dans les délais règlementaires.

Gestion et suppléance des ATTEE

Rappel de la situation déjà évoquée lors de notre précédente réunion : « Trop de collèges ne fonctionnent jamais à plein effectif. Les établissements ne sont pas correctement entretenus. Mme Duhen confirme que le volant de remplaçants n’arrive plus à faire face aux absences longues qui se sont multipliées. Le budget est contraint et la création de postes n’est pas envisageable.

La population des ATTEE est vieillissante, mais pas plus absentéiste que ce qu’on observe dans d’autres collectivités. Cette situation inquiète les collègues, car le moral des adjoints techniques est miné par l’inconsistance des remplacements »

Patricia Antifora, démoralisée, fait état d’une situation nouvelle qui vient augmenter les difficultés déjà existantes, à savoir que les suppléants sont affectés sur 4j hebdomadaires (lundi-mardi/jeudi-vendredi) avec partage sur deux établissements de manière aléatoire, l’organisation fonctionnelle en pâtit, le rôle du gestionnaire devant assurer une continuité de service est incompatible avec la réalité de terrain.

Le temps passé à organiser le travail des ATTEE est chronophage, pour un résultat inefficace (cf. le logiciel Acad-planning qui pourra aider certains collègues). Martine Pizzuto, propose de prendre du recul sur ces situations, mais l’exercice est difficile pour les gestionnaires qui ont à cœur de vouloir maintenir leurs établissements en état de propreté.

La valorisation des bio-déchets

Par manque de temps ce point n’a pu être traité et sera reporté à l’ordre du jour de notre prochaine réunion.

Étienne André nous exposera le travail réalisé dans ce domaine au lycée Léon Blum.
(cf. l’article publié dans le n°140 de la revue Intendance d’AJI février-mars 2016)

A 12 h 30, l’ordre du jour étant épuisé, Martine Pizzuto clôt la réunion et remercie vivement l’ensemble des acteurs qui ont animé et permis des échanges très constructifs.

Prochaine réunion prévue le mardi 14 juin 2016 à 9 h 00 au lycée Eugène Delacroix à Maisons-Alfort.

La secrétaire de séance, Martine Pizzuto

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