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Découvrez PrépaSCO, qui fabrique en un clin d’oeil les certificats ECTS

jeudi 20 mai 2021, par L’intendant zonard

Dans les lycées accueillant des CPGE, au mois de mai chaque année il y a un pénible travail à fournir, celui des certificats ECTS pour la validation des équivalences universitaires des étudiants. Or là où il y a un travail pénible en EPLE, OpenAcadémie est susceptible d’intervenir !

Conception de l’outil

Comme tous les MachinSCO, PrépaSCO intègre la base élèves SIECLE pour l’exploiter au maximum avec un minimum d’efforts. Comme avec le reste de la gamme, la philosophie c’est que la base doit être propre : si elle contient des erreurs, le secrétariat de l’établissement la corrigera dans SIECLE, puis on la réimporte. L’application supporte des importations à l’infini, sans problème.

Mode d’emploi

On doit décrire l’établissement, puis quelques grandes caractéristiques des filières de prépa, auxquelles on raccroche les classes concernées. Les pré-bac sont automatiquement éliminées des tables, ça allège le travail.

Ensuite, on n’a plus qu’à renseigner, classe par classe par ordre alphabétique (avec recherche possible etc.), la mention de chaque étudiant, et son éventuel nombre de points ECTS s’il est différent de 60.

Le plus gros du boulot : saisir la mention de chaque étudiant

Avant d’éditer les certificats, individuellement ou par lots, PrépaSCO propose trois écrans de vérification :

  • la liste des fiches saisies par classe, pour se relire
  • un état statistique par établissement, pour recompter le nombre de mentions par exemple
  • un état des saisies pouvant être incohérentes, par exemple avec des points ECTS sans mention, ou l’inverse

Installation

Y en a pas, le fichier après décompression s’ouvrira avec Microsoft Access. Si vous n’avez pas Access sur votre machine, alors il est possible de télécharger MS Runtime, qui permet de gratuitement accéder aux fonctionnalités de PrépaSCO, mais sans le pouvoir de retoucher de manière autonome le rendu. Si vous êtes dans ce cas, il faudra contacter OpenAcadémie pour indiquer que vous avez besoin d’une modification. Mais pour tous, s’il y a une imperfection dans l’application, faites-la connaître, pour que la prochaine version soit améliorée pour tous.

PrépaSCO vesion beta 0.7.7
Application à ouvrir avec MS Access (après décompression de l’archive !)

C’est une version beta

Comme PrépaSCO touche un nombre restreint d’établissements, et qu’OpenAcadémie sort de sa zone de confort de l’intendance pour tenter de rendre service au reste du pôle administratif, il n’a été que peu testé. Cela ne devrait pas vous dissuader d’essayer, au contraire ! La startup d’État vous accompagnera d’autant plus que vous aurez pris des risques pour participer à la démarche.

A ce stade, il est possible que tous les besoins de toutes les situations pour le verso du certificat ne soient pas déjà satisfaits. Le genre de modification qu’il faudra peut-être faire peut être opéré en un quart d’heure !

On privilégie l’entraide entre utilisateurs. Merci de poser vos questions, remarques etc. sur le forum des utilisateurs de PrépaSCO : https://gestionnaires.actifforum.com/t40224-encore-une-appli-prepasco-vous-debarrera-de-la-corvee-des-ects L’équipe de développement est à l’écoute pour tout ce qui ne se règle pas rapidement entre pairs.

Merci de faire passer aux perdir et aux secrétariats

La majorité des visiteurs de l’IZ sont à l’intendance, mais il vous arrive je pense de croiser un proviseur ou un adjoint, voire un secrétaire de scolarité : merci de leur en parler. Si vous êtes déjà habitué.e aux MachinSCO, vous aurez peut-être même la gentillesse de les débourrer avec le téléchargement, l’ouverture avec Access ou Runtime, l’importation de la base élèves... Un bon gestionnaire est soucieux des conditions de travail même des bureaux un peu plus loin, vous avez des points à marquer pour pas cher dans l’histoire : si c’est bien ça sera grâce à vous, si ça ne plaît pas c’est qu’OpenAcadémie a raté son coup. ;-)

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