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Gestion financière des mobilités ERASMUS+ en lycée

mardi 30 mai 2023, par Philippique

L’objet de cet article est la gestion des fameux forfaits ERAMUS+ versés dans le cadre des mobilités des professeurs et des élèves.

En effet, une note parue en 2021 a produit un véritable coup de tonnerre en indiquant en substance que pour les professeurs en mobilités ou accompagnateurs d’élèves, le décret de 2006 concernant les frais de mission ne s’applique plus.

IntendanceZone après avoir échangé avec des lapinous des terriers avoisinants (merci Gaëlle et Benjamin) vous propose un cadre qui doit être adapté à chaque situation et ne constitue pas une référence et n’engage pas les très aimables collègues suscités mais ouvre des pistes qui seront peut-être validées, précisées, corrigées ou ... infirmées. L’avenir le dira.

Les sources

Le cadre proposé

L’événement déclencheur des opérations financières et comptables d’un projet ERASMUS+ dans un EPLE est la réception de la convention de financement qui donne lieu à :

  • une délibération du conseil d’administration s’agissant d’une convention généralement pluriannuelle
  • l’inscription en recettes et en dépenses des crédits notifiés dans l’annexe de la convention.

Cette convention est signée entre l’EPLE et l’agence ERASMUS+ ou une autre structure qui répartit les fonds de l’agence. Dans ce cas la structure est appelée « consortium » Il s’agit d’une structure accréditée qui soumet une candidature regroupant les besoins de plusieurs EPLE. Cette structure sera alors l’interlocuteur de l’agence Erasmus + . Il est recommandé d’établir une convention de fonctionnement entre l’établissement siège du consortium et les établissements, et il est obligatoire de signer un mandat conférant au coordonnateur le pouvoir d’agir au nom des autres établissements.

La note du BOEN d’avril 2021 écarte donc le décret de 2006, en indiquant que s’agissant des

Modalités de prise en charge des frais de voyage et de séjour des personnels civils de l’État engagés dans le cadre du programme Erasmus+, le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État ne trouve pas à s’appliquer dans ce cadre

Ce qui peut poser question sur le fond, mais ce n’est pas l’objet du présent article.

Partant de ce nouvel écosystème réglementaire, le forfait ERASMUS+ peut-être considéré comme une bourse sur le plan comptable dès lors qu’il est versé aux apprenants ou aux accompagnateurs. C’est une solution qui a le mérite de proposer un cadre malgré tout assez solide sur le plan juridique. Sachant que côté ERASMUS+, les règles de gestion prévoient que le forfait peut être versé en un ou plusieurs versements (le premier versement doit atteindre au moins 50% de la somme prévue).

Il convient donc de prévoir une délibération du conseil d’administration qui indique que dans le cas des déplacements financés par le programme ERASMUS+, et dans le cadre de la convention, l’intégralité du forfait est versé sous forme de bourse au missionnaire conformément aux dispositions de la note du BOEN de 2021.

Cet acte fixe également les modalités d’attribution de cette bourse.

Modalités de fonctionnement

1. Mobilités des professeurs qui vont prospecter, effectuer des recherches de lieux de stages préalables

  • L’intégralité du forfait ERASMUS+ (frais de séjour et de voyage) est versé avant le départ sous forme de bourse au professeur.
  • Dans le cas où l’EPLE prend en charge les frais de voyage, ces derniers sont évidemment déduits du forfait ERASMUS+, idem pour l’hébergement
  • Les justificatifs à produire sont les suivants :
    • Pour le mandat/demande de paiement (rubrique 622 de l’annexe 1 du CGCT) :
      • La décision fixant les modalités d’attribution (acte du CA)
      • La décision individuelle ou état collectif (liste des missionnaires avec le montant de la bourse) qui sert également d’état de liquidation
      • L’ordre de mission
      • Le contrat financier ERASMUS+ afin d’assurer la traçabilité des opérations
    • Pour ERASMUS+ : les éléments du kit de mobilité, les billets de transport, les justificatifs d’activités demandés par ERASMUS+ -> se reporter à l’annexe de la convention.

2. Mobilités des professeurs qui accompagnent les élèves

  • Même principe, avec la possibilité donc d’une prise en charge partielle par l’EPLE (transport et tout ou partie de l’hébergement), qui vient diminuer d’autant les forfaits ERASMUS+ qui sont versés aux accompagnateurs sous forme de bourse.
  • Possibilité de créer une régie afin de financer les dépenses sur place, notamment pour l’hébergement des élèves. Les indemnités pour les accompagnateurs qui sont versées sous forme de bourse, n’ont évidemment pas à figurer dans la régie.

3. Mobilités des élèves

  • Il est fortement conseillé que l’EPLE prenne en charge la totalité des dépenses : transport et hébergement (nuitées + alimentation), en direct, par une agence, ou par l’intermédiaire d’un prestataire qui se charge de de trouver des lieux d’hébergement sur place pour les élèves.
  • Pour les EPLE qui souhaitent demander une participation des élèves, un acte du CA est bien entendu indispensable sans pour autant que ces mobilités soient assimilées à un voyage. Les familles peuvent bénéficier d’une aide du fonds social et/ou de la caisse de solidarité le cas échéant.
  • Les logements type airbnb pour les élèves sont fortement déconseillés pour des raisons de sécurité des élèves et de sécurité juridique en cas de litige.

Question : un EPLE peut- il compléter financièrement les forfaits alloués par ERASMUS+ aux élèves et aux professeurs car ces forfaits peuvent s’avérer insuffisants ?

  • S’il s’agit de verser ce complément aux professeurs ou aux élèves, un acte du conseil d’administration fixant le cadre et les modalités est indispensable.
  • S’il s’agit de compléter les dépenses prises en charge en totalité par l’EPLE, cet acte spécifique n’est pas nécessaire.

Points de vigilance

1. Les pièces justificatives pour ERASMUS+

Les pièces à conserver pour ERASMUS+ peuvent être différentes d’une mobilité à l’autre. Ces pièces sont très importantes et doivent être soigneusement conservées dans l’hypothèse d’un audit de l’agence ERASMUS.
Il convient de se référer à la convention et ses annexes qui les énumèrent. Il faut notamment conserver les pièces du kit de mobilité et prouver matériellement que la mobilité a bien eu lieu : titres de transport, attestation de stage signée par l’entreprise …

2. La gestion des reliquats

Pour les reliquats c’est un propos assez constant de la part de l’agence : si on a des reliquats on peut les utiliser pour d’autres mobilités.
Cependant, en fin de projet nous recevons un avis qui matérialise le droit définitivement acquis sur la subvention. Au regard de la réglementation et du contrôle de la mise en recouvrement des recettes que doit opérer le comptable, si le droit est acquis, il convient de titrer la recette.
Ne pas avoir de reliquats est aussi la meilleure manière d’éviter une gestion hasardeuse de ces sommes qui restent en comptabilité.

3. Suivi de la gestion financière

Dans tous les cas, et dans un souci de bonnes pratiques, un budget préalable et complet doit être établi par l’établissement et transmis à l’agence comptable pour avis. En effet, l’établissement devra notamment procéder à une avance de trésorerie (20% de la subvention Erasmus+ allouée), et il faut s’assurer que la trésorerie pourra soutenir cette avance.
En effet, sur le plan financier, ces opérations sont parfois complexes et il convient de valider le cadre administratif et financier au préalable. Ceci afin de disposer d’une feuille de route partagée et d’une opération sécurisée sur le plan administratif, financier et comptable.
En tout état de cause, l’agent comptable et l’adjoint gestionnaire doivent être associé à ce type de projet dès ses prémices.

Lors du rapport final évalué par l’agence Erasmus+, si certaines dépenses sont reconnues non éligibles, celles-ci resteront à la charge de l’EPLE. C’est assez rare si on intègre bien les règles d’ERASMUS+ et donc ce ne doit pas être un frein à la réalisation de ces projets qui apportent une forte plus-value au parcours scolaire des élèves.

4. Élèves mineurs
Demander l’autorisation écrite des parents avant de verser la bourse

5. Les pièces à joindre aux mandats/demandes de paiements des dépenses réglées directement par l’établissement
Au premier de l’année, la convention présentée au CA avec l’acte et aux suivants, une simple référence à ce mandat/demande de paiement initial.

Exemple de délibération du conseil d’administration

1. Pour les élèves
Sur proposition du chef d’établissement, le conseil d’administration se prononce sur le versement aux élèves en mobilités ERASMUS+, et avant leur départ, de la totalité ou du solde du forfait de soutien financier ERASMUS+ : frais de voyage et/ou séjour. Ce versement ne peut avoir lieu que dans le cas où ces frais ne sont pas pris en charge directement par le lycée XXXX, selon les modalités du guide de gestion financière ERASMUS+ et du décret 2022-505 relatif aux pièces justificatives (cote 622 : bourses).

2. Pour les professeurs
Sur proposition du chef d’établissement, le conseil d’administration se prononce sur le versement aux professeurs en mobilités ERASMUS+, et avant leur départ, de la totalité ou du solde du forfait de soutien financier ERASMUS+ (frais de voyage et/ou séjour). Ce versement ne peut avoir lieu que dans le cas où ces frais ne sont pas pris en charge directement par le lycée XXXX, et selon les modalités du guide de gestion financière ERASMUS+ et du décret 2022-505 relatif aux pièces justificatives (cote 622 : bourses).
La note de service du 15-4-2021 publiée au Bulletin officiel n°16 du 22 avril 2021 indique qu’en vertu de la primauté du droit européen, le décret 2006-781 ne trouve pas à s’appliquer concernant les modalités de prise en charge des frais de voyage et de séjour des personnels civils de l’État engagés dans le cadre du programme Erasmus+.

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