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Les cinq étapes du règlement de la commande publique

lundi 9 octobre 2006, par L’intendant zonard

L’opération de dépense est découpée en cinq étapes aux contours bien précis, permettant de situer le travail et les responsabilités des opérations, ainsi que les points du contrôle.

[corrections, compléments et liens en août 2014]

1) L’engagement

Il correspond à l’acte de rédiger un bon de commande et le remettre à un fournisseur. Il est évident qu’un ordonnateur ne fait ça qu’après avoir vérifié la disponibilité des crédits. Ceci étant fait, l’établissement s’engage à l’égard du fournisseur à lui régler le montant porté sur le bon de commande, sous réserve que le service soit réalisé bien entendu.

Dans GFC il faut (certains ne le font pas, c’est mal) saisir des engagements au fil de la rédaction des bons de commande. Ainsi la situation des dépenses engagées (connue sous le petit nom affectueux de SDE) permet de savoir exactement où l’on en est.

Pour ne pas devoir saisir les engagements à la main, le mieux est encore de les automatiser par le système des approvisionnements. Il faut aussi penser, en début d’exercice, à engager les dépenses prévisibles, comme un abonnement à l’Internet de montant fixe.

2) La liquidation

C’est l’acte de recevoir la facture et de constater que la prestation du fournisseur a bien été réalisée conformément à la commande. Concrètement, si l’on est d’accord on va saisir une liquidation dans GFC, c’est-à-dire saisir les données de ce qui sera payé en fin de compte.

C’est au stade de la liquidation qu’intervient la certification du service fait. Il convient qu’un membre de l’établissement atteste que la prestation a bien eu lieu. Souvent cela se traduit par des croix sur le bon de livraison ; il est recommandé de faire plus avec un paraphe clair sur la facture elle-même (Service fait, attesté par : chef de travaux/gardien/gestionnaire/MO cuisine..., signature) [1]

Si vous aviez bien tenu vos engagements, alors la liquidation consistera en l’appel de l’engagement concerné, pour le réaliser. GFC permet une réalisation totale ou partielle d’un engagement, si une commande donnée était par exemple scindée en deux livraisons avec chacune leur facture.

3) Le mandatement

C’est le fait, pour l’ordonnateur, de donner instruction à son comptable de payer. Juridiquement ça se passe au moment où l’ordonnateur signe le bordereau des mandats, et techniquement cela consiste à "préparer le mandatement" dans GFC, ce qui soldera les liquidations en cours pour en faire des mandats destinés au comptable.

Il est important d’habituer l’ordonnateur à signer, sans délai inutile, des mandats présentés proprement. Un parapheur contenant, à chaque soufflet, un mandat avec ses pièces proprement faites, doit lui être présenté, et le même parapheur peut continuer sa carrière chez le comptable. (cf. un article sur la mise en forme des mandats, ou bien des exemples de commentaires du comptable au gestionnaire sur les mandats) De cette manière les contrôles par les responsables se feront dans de bonnes conditions.

4) La prise en charge

C’est le moment où le comptable accepte de traiter le mandat de l’ordonnateur, une fois qu’il est certain que ce mandat était bien réglementaire.

Pour prendre en charge, le comptable commence donc par vérifier :

  • la qualité de l’ordonnateur (ce qui n’est pas le plus compliqué chez nous, ça l’est plus pour un TPG)
  • la présence de pièces valides
  • que le paiement s’il le fait sera bien libératoire
  • que le chapitre n’est pas en dépassement
  • que l’imputation est faite dans le bon compte.

Concrètement, ça se passe dans GFC avec l’écran des écritures réceptionnées en attente. Pour chacune des écritures en question, le comptable doit valider ou rejeter. S’il rejette il dit pourquoi. S’il valide, il précise un compte de liaison en classe 4.

Regrettablement pour la clarté de la frontière entre les différentes opérations de la comptabilité publique (mais c’est très efficace en pratique ce qui est l’essentiel), dans le même écran on prépare le paiement en indiquant aussi le compte de classe 5 qui sera utilisé.

Du point de vue strictement comptable, l’ordonnateur propose des écritures en classe 6 (ou 7 lorsqu’il s’agit d’une recette), et l’agent comptable accepte que l’opération ait lieu ou non. Il passe alors, pour une dépense, un débit 6/crédit 4, en général le compte 4012 fournisseurs. La classe 4 des tiers retrace alors la dette de l’établissement vers le fournisseur. Voir l’article Vocabulaire comptable.

5) Le paiement

L’agent comptable, une fois prises en charge les écritures de l’ordonnateur, doit payer dans des délais raisonnables. (Des outils pour assurer le suivi : chemin de fer ou registre de traçabilité des paiements)

Pas de problème pour comprendre comment se matérialise juridiquement l’opération de paiement : signature du bordereau du fichier des virements administratifs (la normalité) ou remise d’espèces ou signature d’un chèque (les exceptions).

Pour payer, le comptable doit vérifier qu’il dispose de la trésorerie nécessaire. C’est par la réception du paiement interne ou externe que les écritures de trésorerie sont passées par GFC. Dans le cas d’un établissement rattaché notamment, c’est donc dès cette étape, et pas seulement au moment d’envoyer le fichier par EFCI, que l’on doit se demander si par hasard l’on n’a pas un gros souci sur le compte DFT.

C’est tout concernant le contrôle réglementaire, puisque l’essentiel se fait préalablement à la prise en charge. Toutefois, un dernier contrôle peut se faire, dans son intérêt : il est bon de s’assurer que l’on n’a pas des créances sur le bénéficiaire d’un paiement, de manière à pouvoir opérer une compensation. NB cette compensation ne doit pas se faire entre comptables publics.

Dernier détail : dans les opérations pour ordre, le paiement sera "virtuel", à l’intérieur de la comptabilité. Ce sera le cas des DAO remontées par le comptable ou le régisseur, qui rejoindront sagement et automatiquement leur compte 47. Autre exemple intéressant : le fonds social payant une créance de DP. On indique alors le 581 comme compte de paiement. Pourquoi ? Pour le solder, on saisira ce compte comme celui de l’encaissement pour ordre, de manière à éteindre la créance proprement et en laissant des traces claires.

Et voilà. Apprenez par coeur bêtement le mantra magique du gestionnaire : Engagement, liquidation, mandatement, prise en charge, paiement, ça vous fera gagner du temps de toujours savoir où vous situer dans le déroulement du travail, quand et comment contrôler...

[1] Juridiquement la signature du bordereau des mandats par l’ordonnateur vaut certification du service fait. Mais si j’étais ordonnateur, je demanderais ce genre de validation du service fait...

Messages

  • Tu fais concurrence à "l’Intendance pour les nuls !" :))

  • mais une fois la disquette de paiement envoyée au trésor lorsque tu vérifies sur le relevé que paiements et encaissements ont été effectués quelles écritures dois tu passer sur GFC (retour bordereaux et disquettes ) pour que ta trésorerie soit correcte ????

    une jeune débutante !!!!

    • Quand je fais une disquette de règlement, rien à voir avec un encaissement, n’est-ce pas ? Le fait de générer une disquette dans GFC crée automatiquement une écriture débit classe 4 (en général le 4012, fournisseurs) / crédit 5159.

      Le 5159 est le seul compte créditeur ou nul dans la classe 5, il fonctionne à l’envers de tous les autres. Quand tu as fait une dk, donc tu as un crédit de ce compte "paiements en cours" (je trouve cet intitulé plus clair).

      Un peu plus tard, sur ton relevé Trésor tu peux lire "disquette virements" et la somme concernée dans la colonne débit du relevé. Quelques observations :

      1) Au crayon, annote toujours le relvé de compte pour préciser "dk du mandat bordereau 12", ça te fera gagner énormément de temps pour d’éventuelles recherches ; naturellement dans l’écriture que tu passeras il faudra mettre la même information.

      2) Je rappelle car ça va sans dire mais ça va mieux en le disant, que le relevé de banque est un extrait de la classe 4 de la banque, et que de notre point de vue à nous les débits sont des crédits et inversement.

      3) En écritures courantes, il faut alors passer à la main un débit du 5159 (on solde le compte d’attente des paiements en cours) / crédit du 5151 (le compte courant diminue puisqu’on paie les fournisseurs)

      Voilà , le 5159 est soldé et le 5151 correspond au montant en bas du relevé, le tour est joué.

      Je place innocemment au cas où ça serait utile, que les virements (subvention qui tombe sur le 5151) sont à encaisser via le module d’encaissement plutôt qu’en les mettant en manuel, car ainsi on a la trace dans l’historique des encaissements, qui permet des recherches très fines. Il faut seulement penser à valider souvent les FQE (fiches quotidiennes d’encaissement) pour pointer les soldes de la caisse, du compte Trésor, du 5151 et du 5112 chèques en cours d’encaissement. Un comptable débutant qui valide correctement sa classe 5 de manière mettons hebdomadaire (pour un petit établissement j’entends) serait un bon comptable débutant.

      Bon courage !

  • et quand l’agent comptable ne prend pas en charge un mandat et qu’il est rejeté que fait - on quand la situation est régularisée doit - on mandater une deuxième fois la facture ???
    que fait-on de l’ancient mandat ???

  • bonjour à tous

    Moi j’aimerais savoir : j’ai fait les mandats pour mes factures non parvenues et j’ai mis comme pièces justificatives les bons de commande et éventuels rapports de fax mais le tampon que je mets sur les factures originales dans un mandat normal je le mets ou puisque en toute logique je n’ai pas encore la facture que dois je faire signer à l’ordonnateur et l’agent comptable ????

    merci d’avance pour votre aide !!!

    • En théorie la facture arrivera prochainement, donc il est possible de se dire qu’on pourra mettre la pièce originale qui va bien avant d’avoir plié et emballé le cofi. Au pire, si la pièce n’arrive jamais, un certificat administratif de l’opération d’annulation sur l’exercice suivant pourra sans doute suffir.

      Pas très satisfaisant, mais je n’ai rien d’autre à proposer...

  • Salut Etienne,

    Finalement mes réponses se trouvaient ici pour ce que je t’avais demandé merci. Je suis en train de faire une sorte de protocole de paiement pour mes collègues. Ainsi je leur demande avec le bordereau de mandatement pour chaque facture :
    – BC, BL, OR correspondant à la dépense, justificatifs de la procédure d’achat (Contrat ou convention, acte du CA, mise en concurrence). Est ce qu’il y aurait encore autre chose que j’ai oublié ?
    Après avoir lu ici "la prise en charge du mandat", je prendrai des dispositions aussi chez moi parce que le secrétariat met ce tampon avant même que je n’effectue mes contrôles.

    • Pas d’oubli a priori. Il importe de ne pas s’encombrer non plus de millions de papiers non indispensables à la bonne compréhension des opérations !

      Ensuite, le tampon "pris en charge pas l’AC" est parfaitement inutile : à partir du moment où la dépense existe dans le cofi, c’est qu’elle a été prise en charge, c’est évident. C’est l’acte de paiement qui engage la responsabilité du comptable, certainement pas l’apposition d’un tampon à la noix. De plus en plus de collègues renoncent totalement à ce travail sans intérêt ni justification.

      En revanche, on peut encore se laisser tenter par une signature d’un personnel du service de gestion (CE ou personnel de l’intendance, voire chef de travaux etc), qui atteste la réalité du service fait. Mais on peut parfaitement s’en passer de même.

    • Finalement ça me paraît pas mal aussi de rajouter la réf. de la nomenclature de l’EPCP sur la facture... un collègue l’avait proposé chez N@n@rd. Cela attesterait et obligerait les collègues qui t’envoient les mandatements à voir leur EPCP.

    • Dans un monde rêvé où l’on a du temps pour ça, l’idée est bonne à prendre. La mention précise pourrait être : "achat réalisé suite à l’autorisation du Conseil d’Administration du xx/xx/200x, catégorie XXX, procédure XXX".

      Perso je n’ai strictement aucune envie d’imposer un truc pareil à mes collaborateurs directs, et je ne me vois guère le demander à mes établissements rattachés. J’abhorre l’EPCP, je ne lui reconnais que le mérite d’être un aiguillon qui pousse les collègues à procéder à des publications de MAPA avec un minimum de sérieux. Son apparition a marqué une dégradation des conditions de travail des personnels d’intendance, sans aucun véritable avantage concret pour le fonctionnement des établissements. Du boulot en plus, aucun intérêt pour la bonne marche du service, exactement le genre de chose qu’il faudrait éviter. On subit, mais de là à s’ajouter des procédures et des machins...

      Des commentaires d’autres visiteurs ?

  • Bonjour à tous,
    Je ne sais pas si je suis au bonne endroit. Voilà je suis en renforcement depuis quelques mois, service recette. Ma chef range les titres dans des boites à archive avec les pièces justificatives agrafés derrière. Seulement cela n’est pas pratique, deja c’est dans une armoire, donc il faut sortir la boite, et aprés la pochette avec les titres. Au vue des nombreuses manipulations faites par jour les boites se déchires, les titres se mélange. Bref j’essaie de trouver une nouvelle façon de ranger. Avez vous des idées, ou une méthodes qui a fait ses preuves ?

    Merci beaucou,
    Loïc, aide comptable débutant.

  • Bonjours,

    Je viens d’occuper un poste important quelque part en tant que controller, et je veux savoir

    1. la différence pratique entre FICHE D’ENGAGEMENT et PIÈCE DE LIQUIDATION.
    2. Si dans la chaîne du processus de payement on peut dire que la fiche d’engagement est la même que la pièce de liquidation.
    3. Pour simplifier la procédure comment faire pour éviter concevoir encore la pièce de liquidation, pour seulement FAIRE UTILISER la fiche d’engagement UNIQUEMENT ?

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