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Retoucher son budget SRH après le confinement

mercredi 1er juillet 2020, par L’intendant zonard

Avec le confinement Covid, vous avez fermé le SRH pendant un certain temps, entre deux et quatre mois suivant les cas. Il faut revoir votre budget, car pour cet exercice 2020 il n’est plus du tout à la hauteur !

Pourquoi refaire son budget ?

Celui qui répond "parce que le rectorat l’a demandé" est prié d’aller se mettre debout dans le coin de la salle. Le budget, c’est l’outil de travail du gestionnaire. Vous avez besoin qu’il soit raisonnablement en rapport avec les événements sur le terrain, pour prendre les bonnes décisions dans les temps prochains.

Or avec un gros trou d’air de la sorte, le budget de votre SRH est désormais bien plus large que nécessaire. On pourrait cyniquement penser que ça va bien comme ça, que tant qu’on a l’autorisation de dépense, ça passe. Oui mais il est impossible de voir clairement où l’on va ; si vous-même pensez pouvoir vous en sortir, n’oubliez pas que votre SDE doit pouvoir être lue et comprise par :

  • votre ordonnateur qui est responsable de tout ça (jeû sais que 99% d’entre eux s’en foutent et en sont même fiers, mais c’est pas une raison)
  • votre chef de cuisine, qui doit pouvoir réduire la voilure sur les denrées si ça se tend, ou au contraire se faire plaisir en achetant plus de bio s’il y a du mou
  • votre comptable : même si je professe avec ardeur que les AC n’ont pas à réclamer de SDE et que ça n’est pas ni leur responsabilité ni leur boulot, ponctuellement un contrôle sur la réalité des opérations dans le SRH n’est quand même pas aberrant
  • votre successeur si vous partez cet été
  • et d’une manière générale n’importe qui devant pouvoir contrôler la gestion

Comment calculer facilement et efficacement la diminution du chiffre d’affaires du service ?

Quatre étapes simples :

  1. faites ex nihilo un budget pour septembre-décembre, comme vous savez déjà calculer pour le budget annuel. Vous pourrez le faire en fonction des tendances perceptibles sur le nombre d’élèves dans le bahut, la proportion d’inscrits à la DP etc.
  2. relevez les recettes totales nettes déjà passées sur cette première moitié d’année toute massacrée
  3. le total des deux, c’est le montant de votre nouveau budget
  4. il faut donc faire diminuer votre budget pour atteindre ces nouveaux montants.

Précision importante : on n’est pas à 20 € près ! Faites un arrondi à la centaine supérieure, ça sera déjà trèèès bien.

Saisie de la DBM 22

Commencez par vous munir de votre budget détaillé. Ce peut être le doc original ou une édition en cours d’année ; en PDF sur votre deuxième écran c’est parfait. C’est pour ne pas tâtonner de trop au moment de savoir précisément les coordonnées de chaque ligne.

Commencez par faire la DBM 22 de réévaluation des ressources du SRH. Typiquement pour une petite DP, vous allez passer en lignes émettrices quelques milliers d’euros en négatif sur le 7062 pour les élèves, et quelques centaines sur le 7062 des commensaux.

En lignes réceptrices, il faut ventiler, toujours en arrondissant parce qu’on s’en fout que ça soit à l’euro près, les différents grands ensembles de votre service. Mettons que vous avez encore 22.5 % d’ex-FARPI, plus un bout d’ex-FCSH, un certain pourcentage de charges générales sur le 0CINT, et le reste en crédit-nourriture. Votre diminution devrait frapper tout ce petit monde au prorata.

Le budget n’a plus les mêmes équilibres après cela !

C’est assez évident : vous avez des charges fixes, sur les contrats d’entretien du matériel et les analyses microbiologiques par exemple, qui ne peuvent pas baisser quand vous servez moins de repas. Tout se grippe ! D’où la nécessité de faire...

Une DBM de prélèvement pour retrouver de l’espace dans le SRH

Avec une petite DM 32, vous prévoyez de prendre un peu d’argent dans les fonds. Ca pourrait passer sans ? Oui, mais il y a un signal politique fort à donner à la communauté scolaire :

  • malgré les événements exceptionnels, l’établissement sanctuarise la qualité de l’assiette des élèves. Pas question de moins bien les nourrir parce que les frais fixes sont plus élevés cette année et qu’on a besoin de se refaire en les affamant.
  • les fonds de réserves, ça sert à ça, pas à payer des voyages en Argentine plutôt qu’en Espagne parce qu’on préfère leur accent
  • même si les fonds ont tendance à être bas,on nous demande de conserver des ratio prudentiels pour faire face à des événements, et là c’est le cas, il y a lieu de vous laisser piquer dans un fonds de roulement qui ne serait pas très en forme. On ne parle pas de beaucoup d’argent !

NB cette étape ne concerne pas, ou très peu, les collègues qui gèrent leur SRH en n’y laissant que le crédit-nourriture, tout le reste étant renvoyé en contributions comme ci-dessous.

C’est pas tout : on a fait baisser le 0CINT

Un pourcentage des recettes du SRH sert à financer les charges générales de l’établissement par le mécanisme de contribution entre services. Comme votre SRH diminue d’un bon quart, sa contribution au SG aussi. Donc votre ALO a un trou dans l’estomac !

Vous devez faire coïncider la prévision revue du 0CINT dans le SRH avec votre prévision de recette au 7588 en ALO. Pour cela, je préconise de saisir une DM 21, toujours en négatif, qui diminuera votre 7588, et en face une ligne quelconque en ALO que vous pouvez vous permettre de diminuer.

Habon vous n’avez pas de ligne en ALO que vous pouvez vous permettre de diminuer !? Quelle surprise... Et là nouvelle ligne de prélèvement.

Résultat des courses

Vous allez donc passer :

  • une DM 22 pour diminuer d’un quart la majorité des différentes lignes de votre SRH, en recettes et en dépenses
  • une DM 32 pour réabonder le crédit nourriture, si après ce qui précède vous ne pouvez pas garantir d’offrir le même service que d’habitude
  • une DM 21 en ALO pour diminuer le 7588 et une quelconque ligne en face
  • une DM 32 en ALO pour reconstituer ladite ligne si vous en aviez besoin

Parce que la répétition c’est le moteur de tout notre ministère, je me permets de replacer que, dans une séance de conseil d’administration, on présente un budget rectificatif, et un seul. Une seule DM pour vote, avec plein de lignes s’il le faut, mais une seule. Et, pour éviter de gâcher du papier qui en plus restera en archives pendant dix ans, attendez la dernière demi-journée avant le CA pour éditer votre DBM pour info, au lieu d’en faire des collections. Une DM pour info vous la validez, elle est exécutoire, l’ordo l’atteste à l’AC par la "petite lettre". L’édition de la DBM complète, c’est pour la séance du conseil, avec un exemplaire à l’AC en même temps bien entendu.

Au bout du compte, vous aurez un budget apaisé et sincère. En arrivant aux vacances de la Toussaint, vous pourrez refaire un calcul du crédit-nourriture et évaluer si vous vous orientez vers un repas de Noël de folie, ou s’il faut réduire la quantité de suif que vous servez sur les rutabagas. Comme chaque année, sans risquer de vous vautrer et de créer du désordre partout.

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