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Commandes pédagogiques : faites des formulaires en PDF démat’ avec Libreoffice

dimanche 18 décembre 2022, par Philippique

Voici deux exemples de formulaires au format pdf réalisés avec LibreOffice Writer concernant les projets et les dépenses pédagogiques.

LibreOffice Writer est traitement de texte vraiment plein de ressources puisqu’il vous permet de créer en toute simplicité tous les formulaires pdf que vous souhaitez. En résumé : un document pdf non modifiable avec des champs qui sont complétés par l’utilisateur. Il présente l’avantage du papier avec un cadre non modifiable. Ce formulaire n’a pas besoin d’être imprimé et peut être directement envoyé par simple courriel.

Avant de commencer quelques liens sur l’IntendanceZone :

Rappel du procédé

Ouvrez LibreOffice Writer. Construisez votre document comme un traitement de texte classique, puis ajoutez les champs qui doivent être saisis par l’utilisateur en basculant en mode conception dans le menu formulaire. Cette méthodologie est déjà détaillée dans notre article Fabriquer un formulaire pdf.

Quand vous êtes satisfait du résultat, utilisez la fonction Fichier\Exporter\Exporter vers un fichier pdf.

On vous donne en exemple deux documents pour illustrer les possibilités et l’intérêt du formulaire pdf en partage donc. Ils sont simples voir simplistes. C’est volontaire et cela répond à deux objectifs :

  • plus les procédures et les supports sont complexes, moins les usagers vont les respecter ou vont se décourager
  • nous avons un devoir de simplification dans un environnement qui a tendance à se complexifier.

Le premier document concerne les prévisions de projets pédagogiques et leur financement, le but étant de préparer la fin de l’exercice budgétaire en cours et le budget de N+1.

Le second concerne les modalités des commandes pédagogiques proprement dites.

NB : les formulaires pdf peuvent également être élaborés à partir de versions payantes de votre visionneuse pdf favorite.

Document n°1 : demande de financement pour un projet pédagogique

Étape 1 : transmettre le document et expliquer sa fonction

Ce document est à transmettre aux coordonnateurs de discipline ou à tous les professeurs. Lors d’un conseil pédagogique par exemple en fournissant l’explication de texte et le calendrier.

En effet, tout adjoint gestionnaire et tout bon CE a besoin d’un prévisionnel sur les dépenses, et d’anticiper la disponibilité des crédits nécessaires aux projets.

Pour formaliser leurs projets, les porteurs peuvent utiliser un document prévisionnel avec un volet pédagogique et financier.

C’est à partir de ces projets que l’adjoint gestionnaire et la ou le chef d’établissement proposeront au conseil d’administration une décision budgétaire modificative et/ou procéderont à des arbitrages en fonction de l’intérêt pédagogique (rôle du CE) et des possibilités financières (conseil de l’adjoint.e gestionnaire et de l’agent comptable le cas échéant).

Il faut préciser aux enseignants que ce document ne concerne pas les sorties et voyages scolaires avec participation des familles qui font l’objet d’une procédure spécifique, en général pilotée avec MobiliSCO. Il convient également d’indiquer que les demandes de financement devront s’appuyer sur des devis (pas forcément transmis) afin d’évaluer des besoins au plus près de leur coût réel.

Étape 2 : au retour des documents

Prévoir une date de retour peut constituer un élément de cadrage intéressant, par exemple en organisant plusieurs campagnes par an.

Ensuite, vous pouvez stocker ces documents dans un répertoire partagé avec la.le CE. Il est de bon aloi de constituer un tableau récapitulatif en reprenant les différents projets et en indiquant sur quelles lignes de crédits ou code activité, il est possible de les financer.

Il reste à prendre rendez-vous avec la.le CE avec un dossier complet sur les aspects financiers et en terme de calendrier. Vous avez alors tous les éléments nécessaires pour construire un véritable débat d’orientation budgétaire pour la partie pédagogique.

C’est au travers d’un échange avec la.le CE que sera déterminé ce que l’on garde ou pas, ce qui est financé, par quelle ressource et quand.

Les demandeurs pourront être informés de l’acceptation ou non de leur demande, et des modalités de mise en œuvre, que ce soit en termes de calendrier, ou d’organisation matérielle et financière.

Cette démarche très courante dans les EPLE permet de responsabiliser les porteurs de projets ; elle permet aussi à l’adjoint gestionnaire de préparer sereinement le prévisionnel des dépenses du service Activités pédagogiques.

Ci-joint le document de demande de financement sous deux formats : au format OpenDocument pour faire des modifications, puis au format pdf pour avoir le document prêt à être envoyé aux professeurs puis complété, enregistré et retourné par courriel.

Demande de financement d’un projet pédagogique au format LibreOffice
Demande de financement d’un projet pédagogique. Formulaire au format pdf.

Document n°2 : demande d’achat pédagogique

Il s’agit d’un partage pour un document qui doit exister dans 90,03% des EPLE selon les infaillibles statistiques zoniennes ;-)

L’objectif de ce document est de servir de support à toute commande pédagogique et il vient en amont d’un projet. Pas de commentaire particulier, si ce n’est qu’il faut exiger un devis (vous remercierez IntendanceZone quand vous passerez à Op@le ;-)).

Une dernière remarque : ces deux documents partagés n’ont pas vocation à être imprimés à quelque moment que ce soit.

Formulaire pour les commandes pédagogiques au format LibreOffice Writer
Formulaire pour les commandes pédagogiques au format pdf

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