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Modèle de reçu pour une avance de menues dépenses en dépannage pour les voyages

mercredi 26 mars 2014, par L’intendant zonard

Naon, pas de régie pour les voyages pédagogiques. Mais de la souplesse, oui.

Je conchie les voyages pédagogiques et le b...l systématique qu’ils causent à la compta de nos établissements. Il y a pourtant moyen d’échapper à la chienlit, en confiant les voyages à des agences spécialisées, qui font un excellent travail pour pas plus cher, ou si peu qu’on ne s’en rend pas compte. Arguments :

- ce n’est pas le métier des profs d’organiser des voyages
- les profs doivent au contraire pouvoir se concentrer sur le volet pédago du voyage, et il y a fort à faire
- les réservations à l’étranger sont impossibles à faire dans les temps correctement par virement international, ça foire régulièrement
- pour la réservation des billets de transport, c’est tout autant l’enfer ; c’est un gestionnaire qui a du éponger les déficits d’erreurs grossières de profs qui vous le dit, grincements de dents à l’appui
- les agences de voyage spécialisées ont pour métier de trouver des prestations à de bons prix, et les moyens de négocier les tarifs avec les prestataires sur le terrain : si elles empochent la différence avec les prix que le prof lambda aurait obtenu, ce n’est que justice et tout le monde est content
- seule une agence de voyages agréée permet au chef d’établissement d’être couvert par une réassurance en dizaine de millions d’euros, pour les cas de car dans le ravin ou d’avion égaré dans l’océan Indien sud

Bref, même si le prof qui organise le voyage est une andouille incapable de comprendre les enjeux de la comptabilité de l’opération (ce que la majorité des pédago chez moi avoue sans fard ni honte), avec une agence cela ne pose aucun problème.

Donc, pas de régie pour payer des hôtels qui fourniront une facture en langue étrangère et d’un montant ne correspondant pas à la prévision, ni pour récupérer en guise de "justification" une pile de tickets de métro usagés, ou ce genre d’imbécillités.

Toutefois, il demeure toujours une poignée de choses plus ou moins non contrôlables ou imprévisibles. J’ai donc pris l’habitude de confier une somme modique à l’enseignant référent du voyage, mais dans le cadre de l’avance pour menues dépenses qui n’a pas à être déclarée comme une régie le serait. Mon modèle de reçu de cette avance vous sera utile :

Reçu d’une avance pour menues dépenses lors d’un voyage
Au format OpenDocument

Le seuil pour une telle opération est de 300 euros maximum, et cela convient parfaitement. Selon le degré de prévisibilité des opérations lors du voyage, cette avance peut être uniquement à titre conservatoire en cas de coup dur, pour limiter l’avance consentie par le prof, ou bien avoir une destination déjà plus ou moins planifiée.

C’est maintenant ancien, mais vous pouvez aller consulter la différence entre régie et avance pour menues dépenses sur le site de l’association des CASU.

Dans les visa de mon document, j’ai balancé le Code de l’éducation de but en blanc, la flemme dans l’immédiat d’aller voir quels articles ou titres j’aurais pu préciser, mais un gentil collègue fera peut-être des suggestions en commentaire.