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Gestionnaires de Créteil : prochaine réunion le vendredi 27 novembre 2015 ; compte-rendu de la réunion du 15 octobre

jeudi 26 novembre 2015, par L’intendant zonard

Les gestionnaires du bassin de Créteil se réunissent le vendredi 27 novembre 2015 au collège Victor Hugo, 2 rue des écoles, 94000 Créteil. Début de la réunion à 9 h 30.

Nous y traiterons de Dem’act, de l’actualité budgétaire et de l’EPA et son exploitation avec l’EPA-SCOpe.

Invitation à la réunion du 27 novembre 2015

Réunion gestionnaires Créteil, Jeudi 15 octobre 2015, collège Amédée Laplace, Créteil

Accueil café-croissants à 9 h 00

Tour de table et accueil

Début de la réunion à 9 h 30

Compte-rendu de la réunion des gestionnaires Créteil le 15 octobre 2015

Martine Pizzuto, coordonnatrice, accueille les nouveaux collègues.

Arrivée de Patricia Antipora dans le collège Janus Korszak : la principale caractéristique de ce poste est la cuisine centrale. Un changement est à l’étude dans la manière de facturer les repas entre les EPLE, prenant en compte les repas livrés et non plus consommés.

Catherine Raaflaub, arrivant de la DSDEN, démarre dans les fonctions de gestion au collège Paul Eluard de Bonneuil.

Ressources d’information à noter pour les débutants et les autres

La revue de l’AJI propose dans le numéro paru la semaine dernière un important dossier sur débuter dans le métier. Rappel : abonner l’établissement à cette revue + les services en ligne est vivement recommandé, pour pouvoir publier des marchés. Conseil est donné aux débutants : il faut accepter de faire d’abord, comprendre ensuite. Il y a de nombreux outils diffusés par le rectorat sur le cartable en ligne :

  • Actualités DACSES avec des réponses FAQ sur les bonnes pratiques, signalé en juin sur la responsabilité de l’ordonnateur dans les opérations de recouvrement
  • Le groupe de travail académique sur les créances a produit des documents modifiables pour que chaque établissement se les approprie
  • En projet des documents sur les voyages, en plus de l’article dans le dernier numéro de la revue, et MobiliSCO
  • Outil publié par le rectorat sur la remise de la gestion : c’est un bon guide et un appui au repérage des missions et des outils de gestion. Il faut l’utiliser pour le débutant, mais aussi pour guider le tuteur dans sa mission d’accompagnement.
  • Le vademecum du gestionnaire comprend un calendrier indicatif des événements qui se succèdent dans l’année. Le vademecum comme l’instruction codificatrice M9.6 (nouvelle version de mai 2015) gagnent à être consultés à l’écran en utilisant les fonctions de recherche (ctrl-F) pour trouver très rapidement les informations souhaitées.

Risques spécifiques aux voyages pédagogiques

Étienne André présente succinctement MobiliSCO, logiciel libre de gestion des voyages pédagogiques, réalisé par des collègues, et primé par Mme la ministre dans le cadre du concours Impulsions de l’administration innovante. Il y aura des évolutions dans une version à sortir à la rentrée ; quelques éditions supplémentaires, et apparaîtra la protection du logiciel par la licence GPL. Pour l’instant l’équipe de développement ne trouve pas une manière de gérer les encaissements qui éviterait la double saisie entre le logiciel et la comptabilité. GFE peut gérer des voyages, mais ne permet pas de reconstater, ou de changer le tarif.

Les voyages sont susceptibles de mettre en péril le bon fonctionnement d’un EPLE, cas des annulations suite aux attentats en janvier dernier. La maîtrise des risques dans les voyages fait l’objet d’un travail qu’il est essentiel de faire partager avec tous les autres personnels de nos établissements, à commencer par les chefs d’établissement. Et tous ces risques sont pris pour un intérêt pédagogique parfois extrêmement ténu.

Martine Pizzuto rappelle que chaque voyage est un budget à part entière, avec une prévision, exécution et un bilan présentés en conseil d’administration et aux autorités de contrôle. Amélie Belgacem témoigne qu’une équipe rodée peut obtenir de vrais progrès en qualité de programmation.

Plaquette du conseil départemental sur les villages vacances : des choses contestables y sont écrites, l’interdite gratuité des accompagnateurs est présentée comme une « subvention ». Ce document doit être revu.

Marchés publics

Publication d’un MAPA  : l’abonnement à l’AJI est essentiel, il est remboursé sur l’économie réalisée dès le premier marché. Il faut faire attention à rester disponible pour répondre à des questions, ce qui pose problème lors des vacances scolaires ; une solution acceptable consiste à donner une adresse électronique qu’on relève toutes les 48 heures. Lorsqu’on achète quelque chose d’atypique, il est utile de doubler la publication AJI par une petite annonce dans un journal spécialisé qui sera lu par les professionnels du secteur recherché.

Recourir à l’Union des groupements d’achats publics  : certains marchés sont extrêmement performants, notamment la papeterie courante, les imprimantes et les extincteurs. Pour les extincteurs, il n’y a aucune obligation d’acheter les appareils de remplacement au prestataire d’entretien et vérification.

Dans le règlement des consultations, Pascal Vion souligne l’importance d’utiliser des critères de choix objectivables, qui permettront de répondre simplement aux demandes d’information par les soumissionnaires rejetés, qui en resteront là sans contester dans la grande majorité des cas. Attention, il faut refuser de donner trop d’informations aux commerciaux qui cherchent à nous faire parler, ce qui pourrait leur donner des armes pour contester les achats antérieurs de nos établissements.

Conseil départemental  : aucune aide de la part de cette collectivité pour constituer un cahier des charges pour le marché gaz, pour les collèges qui ont loupé le train des groupements de marché. Un grand flou pour les contrats de contrôle et maintenance, qui sont à renouveler : le conseil départemental avait annoncé assister le suivi des contrats et n’a pas émis les rappels promis. Les collègues ne savent pas avec certitude ce qu’il leur revient de faire, si les contrats en cours doivent être dénoncés ou pas. Les demandes d’information aux services départementaux restent sans réponse.

Marché électricité repris par la région : attention aux comptables qui paient actuellement par prélèvement, il va falloir faire cesser ces prélèvements. Puls généralement, sur la dénonciation des contrats pour éviter leur renouvellement tacite, se référer à la loi Chatel  : le renouvellement tacite ne peut être opposé au client que si le fournisseur a signalé par écrit que cette clause allait être utilisée. A défaut, l’établissement peut se libérer de ses obligations comme bon lui semble.

Amélie Belgacem témoigne de l’utilisation dans son établissement d’un service d’approvisionnement global des denrées de la demi-pension. Elle parvient à faire améliorer régulièrement la prestation à coût équivalent voire en baisse. Étienne André confirme que cette solution, connue des gestionnaires de l’académie depuis quinze ans, permet de régler des pathologies d’incapacités du personnel à faire face, ou les toutes petites unités difficilement équilibrées (moins de 200 repas). Il s’agit toutefois d’une privatisation de fait, et qui plus est des missions de l’administration du service, celles qui reviennent au gestionnaire.

Copieurs  : on peut s’en faire prêter un vieux par un collègue qui l’a gardé après avoir renouvelé son parc, cela permet d’assurer le service lorsqu’on a soi-même des machines en fin de contrat avec une fiabilité qui se dégrade, deux machines en fin de vie valant peu ou prou une machine en bon état.

Dem’act

La mise en place de l’application est très lente, Dem’act ne marche pas toujours quand on tente de s’y connecter (tenter de vider l’historique du navigateur par la touche F5 ?). Il est essentiel de préparer ses actes avant le CA, cette application est l’occasion de professionnaliser tout le domaine de la prise de décisions en conseil. Étienne André explique l’intérêt majeur qu’il y a à prendre des notes en direct au clavier pendant la séance  : le procès-verbal du CA est un document administratif qui exige un travail de professionnel, et la pratique consistant à faire faire un « compte-rendu » par les représentants des parents ou des profs est totalement hors de propos.

Affichage des actes  : il demeure nécessaire pour que ceux-ci soient exécutoires. Il est envisageable de les coller dans le site web de l’établissement aussi, en attendant que Dem’act aille au bout de la logique et assure la mise en ligne systématique.

Il est essentiel de préparer ses actes avant le conseil d’administration. On peut même les préparer pour toute l’année, il n’y a ensuite plus qu’à faire son marché au moment de les rattacher à la séance du conseil d’administration. Il est parfois indispensable de mettre une pièce jointe à son acte (cas du budget…), et pour cela il faut utiliser PDFcreator, mais tout le monde est équipé.

Numérotation des actes  : ils seront numérotés en fonction de l’ordre dans lequel ils auront été saisis dans Dem’act, et non pas de l’ordre dans lequel ils sont discutés en séance. Cela n’a toutefois aucune importance réelle.

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Une prochaine réunion est souhaitée avant la fin de l’année. Il est envisagé de la faire avec une représentante du conseil départemental. Une réunion des coordonnateurs de réseaux de gestionnaires aura lieu le 8 décembre, il est possible de faire passer des messages par Martine Pizzuto d’ici-là.

La prochaine séance aura lieu le vendredi 27 novembre, au collège Victor Hugo. A l’ordre du jour, les budgets ; l’EPA et son exploitation par Étienne André qui propose un outil produisant des statistiques automatiquement ; d’autres questions pourront remonter à Martine Pizzuto.

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