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Encaissements des repas et des ventes de cartes self par un mandataire dans l’établissement : exemple de protocole

samedi 3 octobre 2020, par Nicolas AF

Partage d’une procédure sur l’organisation des encaissements par un mandataire. Ce n’est pas un modèle mais plutôt un exemple de ce qui existe.

La caisse des ’gros’ établissements et notamment des agences comptables est longue à arrêter et les encaissements concernant les ventes des repas sont également chronophages.

L’idée de l’organisation partagée (aimablement soufflée par un lapin aux grandes oreilles et pratiquée avec des variantes dans la plupart des agences comptables) est de désigner un mandataire habilité (ou un régisseur) qui va gérer sa caisse et ses encaissements pendant la semaine ; l’intégration de ces encaissements dans la comptabilité de l’agence comptable étant réalisée le vendredi. La caisse de l’agence comptable est ainsi mouvementée beaucoup moins souvent, d’où le temps gagné. Ce temps gagné représente plus de trois heures par semaine soit presque une demi-journée de travail... ce qui n’est pas rien !

Cette organisation peut-être améliorée avec l’achat d’un coffre et la création d’une régie, ce que nous avons planifié pour 2021.

La procédure résumée :

  1. Désignation et formation d’un ou une mandataire (qui n’est pas le caissier de l’agence comptable) pour les encaissements TURBISE ; dans mon établissement ce mandataire encaisse également le produit des ventes de carte self.
  2. Ce mandataire est équipé d’une caisse munie d’une clé et doté d’un fonds de caisse chaque lundi matin
  3. Elle ou il procède à ces encaissements (espèces, chèques, CB) et dépose chaque jour ces encaissements et les justificatifs au coffre après avoir arrêté sa caisse
  4. En fin de semaine, il remet au caissier ses encaissements de la semaine contre reçu pour la partie espèces.
  5. C’est le caissier qui arrête la caisse de l’agence comptable et procéder aux encaissements globaux dans GFC

La procédure détaillée

Exemple de procédure d’encaissement par un mandataire

La fiche de fond de caisse

Fiche navette pour le fond de caisse

La fiche de caisse du mandataire

Calcul de la caisse par le mandataire

Cette version n’est pas la plus aboutie, elle constitue un intermédiaire entre une organisation où les encaissements étaient inclus tous les jours dans la caisse de l’agence comptable et la création d’une régie.

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