Concordance TURBISE/GFC pour les repas vendus aux commensaux

RAPPEL

Les encaissements des ventes de repas aux commensaux sont réalisés sur des comptes d’avances, et les titre ou ordres de recettes sont effectués chaque mois en fonction du nombre de repas consommés. Donc :

• on ne mange pas en payant plus tard
• on de fait pas de titre ou ordre de recettes du montant de l’encaissé, mais bel et bien en fonction des repas consommés.

Cf. la réponse DAF A3 de... 2007 ! Réponse qui ne concerne pas les ventes de tickets-repas qui sont des valeurs inactives et donc qui font l’objet de titres de recettes au fur et à mesure de leur ventes.

Constat

La comptabilisation des ventes de repas aux commensaux est le plus souvent assurée via un outil de comptabilité auxiliaire, le fameux TURBISE.

Pour l’instant il n’existe pas de connecteur qui permettrait d’importer les encaissements réalisés dans TURBISE dans GFC (celui d’Op@le devrait arriver bientôt). En attendant, les saisies d’encaissements concernant les commensaux dans la comptabilité générale se font en double via la régie, ou en saisie directe.

Or vu le nombre élevé d’opérations dans TURBISE, la gestion parfois aléatoires des repas consommés financés hors TURBISE (par exemple virement sur le compte du bahut) et l’absence de contrôles automatisés, le risque de discordance est important, voir même statistiquement certain. Sachant que les logiciels utilisés pour la vente des repas sont souvent utilisés par des personnels peu formés à la comptabilité générale.

Cette concordance entre TURBISE et GFC (ou même Op@le) constitue donc souvent un casse-tête quand ce n’est pas un sujet de fâcheries entre les établissements et l’agence comptable. Car retrouver une discordance dans des centaines, voire des milliers d’opérations relève d’un travail de fourmi !

Et lorsqu’il y a des discordances, les pointages sont anxiogènes car très chronophages.

J’ai pu constater encore beaucoup de doubles, voire de triple saisies : TURBISE, régie, GFC avec l’agence comptable qui redéveloppe les comptes par commensaux débiteurs.

D’où l’intérêt de mettre en place une procédure de suivi quotidienne qui soit la plus légère et la plus sécurisée possible (CIC inside).

Ci-dessous un exemple de méthode qui fonctionne là où je l’ai testée, qui :

• apporte de la détente
• permet de gagner du temps
• garantit la concordance comptabilité auxiliaire et comptabilité générale de l’établissement

On commence par structurer

L’idée est d’avoir des comptes d’avance et de prise en charge des recettes identiques (deux suffisent la plupart du temps) dans la comptabilité générale (GFC) et la comptabilité auxiliaire (TURBISE), cela permet de simplifier la lecture et les opérations :

1. côté TURBISE : par exemple deux comptes 4191EXT/4112EXT pour les élèves et deux 4192COM/4122COM pour les autres commensaux
2. idem GFC : idem

Ensuite on respecte les bonnes manières comptables : quatre règles simples à respecter IMPÉRATIVEMENT

La première : les encaissements TURBISE doivent être égaux aux encaissements de la régie.

Et c’est le.la régisseur.e qui vérifie si cette condition est remplie avant de valider sa régie. Chacun.e sa méthode, mais c’est la condition sine qua non.

Deuxième condition, définir une procédure pour tous les encaissements qui ne sont pas réalisés directement par l.a.e caissier.e de TURBISE par exemple :

• les repas des commensaux pris en charge par mandats ALO 6257 vers SRH
• les repas d’élèves boursiers pris en charge par un mandat SBN->SRH
• les repas qui seront facturés à un client (exemple d’un bahut qui vient pour une sortie qui fait manger ses élèves et qui règle ensuite les repas sur présentation d’un mémoire CHORUS) et donc encaissés par virement sur le compte Trésor
• ou encore des repas pris en charge par un foyer, une association, un conseil départemental qui seront eux aussi la plupart du temps réglés par virement.

Exemple de procédure : ces encaissements particuliers et hors TURBISE, pourront par exemple être listés dans un tableur par le régisseur au moment où les repas sont consommés. C’est l’agence comptable, lors de la réception de l’encaissement (prise en charge du mandat ou constatation du virement), qui signale à l’établissement qu’il peut procéder à l’encaissement TURBISE : l’encaissement a été constaté en comptabilité à l’agence. La concordance est ainsi garantie.

Troisième règle : toutes les ’régularisations’ dans TURBISE réalisées après l’émission du titre de recette, comme un changement de régime (un DP qui passe externe par exemple), corrigeant les repas pris sur un mois antérieur ou autre, doivent être signalés à l’agence comptable.

Quatrième et dernière règle : imposer une validation de régie le soir du dernier jour de vente de repas du mois, pour pouvoir faire le pointage de fin de mois.

Et du côté de la régie, comment fait-on ?

Premièrement on dit STOP aux doubles saisies ; deux lignes de saisie quotidiennes suffisent pour l’ensemble des encaissements ! Une pour les commensaux et l’autre pour les élèves ; saisies déclinées par moyens de paiement bien sûr.

Deuxièmement, cela a été déjà dit plus haut et c’est la base : vérifier AVANT de valider la régie que les totaux des recettes saisies dans la régie sur les comptes des commensaux sont égaux à ceux de TURBISE.

Enfin, pour terminer en beauté, bien respecter, la validation de régie le soir du dernier jour de vente de repas du mois afin de pouvoir faire le pointage de fin de mois.

Du côté obscur de la force, à l’agence comptable, que se passe-t-il ?

Vérifier que chaque régie soit bien accompagnée des états TURBISE type bordereaux d’encaissements par moyens de règlements afin d’expliquer le détail des sommes globales saisies dans la régie et regroupées sur les deux lignes précitées (ce peut-être au format pdf pour une vérification et un stockage numérique).

Vérifier que la régie de fin de mois soit accompagnée d’un état issu de TURBISE qui permette de connaitre le solde de début de mois, les encaissements, les consommations et le solde de fin de mois par type de commensal. Dans l’un de ces logiciels, cela s’appelle a balance par opérations. C’est très clair, super pratique et pensé pour nous !

Les vérifications avant de prendre en charge la régie, deux minutes suffisent !

L’agence comptable quand elle prend en charge les recettes de la régie de fin de mois fait la simple opération suivante pour les deux comptes (4191EXT et 4192COM par exemple) :

• solde de GFC au premier jour du mois + somme des encaissements réceptionnés dans le mois - repas consommés du mois (cf état TURBISE) = total des soldes TURBISE des repas en avance par type de commensal
• s’il y a concordance, c’est déjà terminé ! Et les OR/TR des repas consommés peuvent être effectués avec en PJ, la liste des repas consommés du mois
• sinon cela peut venir d’une erreur de saisie d’encaissement, d’un encaissement saisi dans TURBISE mais qui va être encaissé hors régie ; dans ce cas corriger TURBISE.

Pas de strss, on retrouve très vite l’erreur, assez souvent l.a.e régisseur.e en pointant se souvient de ce qui s’est passé très vite.

Les bonnes pratiques côté agence comptable

Informer l’établissement sans délai lorsque des opérations type virement sur le DFT ou des opérations internes (mandat ALO -> SRH par exemple) sont prises en charge et réceptionnées sur un des comptes qui existe dans GFC et TURBISE, afin que l’établissement saisisse l’opération correspondante dans TURBISE

Être réactif pour vérifier la concordance (l’idéal est de réaliser cette vérification lorsque la ou le régisseur apporte ses recettes), afin de ne pas retarder l’émission des titres de recettes et permettre de faire des recherches rapidement si nécessaire.

En bonus un tableur qui permet de faire les pointages et assurer le suivi.