IntendanceZone
Le suivi des chantiers de travaux dans un EPLEOn commence par un petit rappel des articles sur le sujet dans la caverne d’Ali Baba de l’adjoint gestionnaire, j’ai bien sûr nommé IntendanceZone ;-)
Un rappel sur les acteurs en présence.
Les précautions avant de commencer, c’est là.
Et pour vous détendre quand les problèmes vont arriver, le temps des parpaings
L’intérêt du suivi d’un chantier de travaux
Un bon suivi vous permettra de limiter et de prévenir les difficultés inéluctables liées à la cohabitation des travaux avec l’activité du bahut lorsque les travaux ne sont pas effectués pendant les vacances.
Ce suivi vous permettra aussi de limiter les inévitables dépenses supplémentaires engendrées pour l’établissement.
A ce jour, j’en suis à 60.000 €, oui vous avez bien lu, de surcoûts refacturés aux entreprises qui ont laissé une très grosse fuite pendant plusieurs jours, ont mal réglé des CTA qui ont fonctionné pendant les vacances, ont laissé le chauffage en plein hiver dans des dortoirs en réfection et ont mal réglé l’alarme des chambres froides ce qui nous a fait perdre plusieurs milliers d’euros de denrées.
Et vous arriverez avec des éléments précis, chiffrés, objectifs, dans un beau dossier auprès de la collectivité. Cette dernière qui reste votre seul interlocuteur officiel, devrait en faire bon usage.
Un suivi de qualité sera aussi votre meilleure arme pour assurer votre crédibilité et vous permettra d’améliorer vos compétences professionnelles, car croyez-moi, le suivi d’un chantier de travaux est une des meilleures écoles qui soit !
Voilà les petits lapereaux avertis.
Les conseils d’ordre général
Vous allez être souvent sur un fil très ténu entre les usagers en colère, les entreprises pressées et avec peu de scrupules, les agents dépités des salissures et de l’irrespect de leur travail, l’agent chef au bord du burn-out, la collectivité désolée, l’architecte de mauvaise foi et pour faire bonne mesure, la ou le chef d’établissement vous demandant ce que vous faites.
Donc, quelques conseils :
- soyez hyper professionnel en prenant des photos et en faisant des tableaux de suivi des désordres constatés ;
- faites vous épauler par la ou le chef d’établissement quand il le faut, car en réunion de chantier il est parfois difficile de faire le poids lorsque la situation se tend ;
- appuyez-vous autant que faire se peut sur les agents qui seront vos yeux, et habituez les à vous faire des retours photos précis de chaque problème constaté ;
- ne braquez personne et ayez des nerfs d’acier car les situations de conflit empirent la situation ;
- informez les usagers, la direction, les administrateurs ;
- assistez à toutes les réunions de chantier et faites un relevé de conclusions que vous diffuserez ensuite ;
- maintenez de bonnes relations avec les entreprises et la collectivité ;
- réservez-vous du temps pour ce suivi et informez vos interlocuteurs en interne et en externe que ce chantier vous mobilise une partie de votre temps ;
- ayez toujours avec vous un calendrier pédagogique détaillé, afin de ne pas vous retrouver avec des marteaux-piqueurs au-dessus d’une salle avec un devoir de mathématiques ou pire une épreuve du brevet !
- laissez un maximum de traces pour votre successeur, et éviter que les acteurs en présence profitent de votre départ pour revenir sur des points qui ont été actés ou faire mine d’apprendre des désordres qui ont été signalés en temps et en heure.
Mobilisez tous les usagers et les personnels afin qu’elles et ils signalent au plus vite les désagréments et anticipent les besoins.
Des supports de suivi et d’action en partage
Ma méthode c’est d’enregistrer au fil de l’eau tous les signalements concernant le chantier dans un dossier de courriel et sur le PC. Et, chaque lundi matin après la réunion avec le service maintenance, j’envoie un courriel le avec tous les signalements de désordre dus aux travaux de la semaine écoulée avec des photos à l’appui (ces photos sont très importantes en cas de litige).
Un tableau de suivi des désordres constatés
Ces signalements sont reportés dans un tableur qui est mis à jour au fur et à mesure des résolutions. Le lundi matin, je fais un point avec l’agent chef afin d’étudier quels sont les signalement qui ont été résolus.
Cf. tableau ci-dessous, chez moi, il y a 120 lignes ! Il y a une colonne désordre clôturé qui permet de filtrer avant envoi hebdomadaire à la maitrise d’œuvre et d’ouvrage avec les nouveaux signalements.
La trame de compte rendu des réunions de chantier
En fait il s’agit d’un relevé de conclusion destiné à informer de manière succincte et à donner les consignes d’action.
Les visites à l’improviste sur les travaux
Je préfère réaliser ces visites sur place lorsque les entreprises ne sont pas là, histoire d’éviter les conflits. Cela peut-être aussi un agent qui est missionné pour cela mais il faut un minimum de tact. Quoiqu’il en soit, une trace écrite est indispensable et pour ne rien oublier, ci-dessous une proposition de relevé.
Conclusion
Avec tous ces articles sur IntendanceZone, il n’est plus nécessaire de vous convaincre de l’importance du suivi d’un chantier de travaux.
Soyez vigilant.e s’il s’agit de votre premier chantier.
Comme déjà évoqué dans la présentation de l’article, il y aurait encore beaucoup à dire et vous êtes bienvenus et libres de proposer des outils ou des conseils issues de votre propre expérience.