La copie électronique ou scannée d’un document a-t-elle la même valeur que l’original ?

Le présent article va tenter de donner des éléments pour étayer le fait que l’on peut se passer de quantité de paperasse grâce à la numérisation et que l’on a tout à y gagner sur la plan du gain de temps, d’espace, de développement durable, financier, et rien à y perdre, dès lors qu’on sait ce qu’on fait.

La dématérialisation est maintenant en voie de généralisation puisque Op@le notre nouvel outil de gestion financière et comptable peut fonctionner en zéro papier du budget au compte financier, en passant par toutes les étapes de l’exécution budgétaire : en dépense comme en recette.

Dans notre profession, l’une des pionnières en manière de dématérialisation et qui a très tôt perçu tout l’intérêt d’avoir des documents numérisés plutôt que papier, c’est une immense et regrettée brebis, notre collègue Agathe.

IntendanceZone a aussi largement été précurseur dans ce domaine — et ce dès 2012 ! — avec plusieurs articles sur :

• l’archivage électronique,
• la dématérialisation des duplicata des mandats,
• la signature dématérialisée des PDF (et si vous saviez le temps que je gagne encore aujourd’hui avec cet article),
• la dématérialisation des écritures en comptabilité budgétaire,
• le stockage des documents et fichiers comptables.

Outre les avantages ci-dessus, la copie numérisée ou scannée permet également de disposer en quelques clics d’éléments d’archives qu’il fallait parfois plusieurs heures à retrouver lorsque les archives étaient conservées.

Néanmoins, comment s’assurer que cette copie numérique vaut un original ? Comment s’assurer de sa fiabilité pour qu’elle fasse foi au titre de la preuve, si chère au droit administratif ?

Que disent les textes

On commence par l’article 1379 du code civil :

«  La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique.
Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.  »

On en tire deux éléments :

1. une copie vaut un original ;
2. la copie doit être une reproduction à l’identique dont l’intégrité est garantie dans le temps.

Donc il est possible dans un grand nombre de cas de dire adieu aux archives papier, n’en déplaise aux ardents défenseur des cartons d’archives qui ont pour bible, l’instruction de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale n° 2005-003 du 22/02/2005.

C’est dit.

Pour plus de précisions sur ces notions du Code civil, il faut prendre connaissance du décret de 2016.

Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies

A la lecture du décret, on note qu’est présumée fiable « la copie résultant (...) en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé qui répond aux conditions prévues aux articles 2 à 7 du présent décret. » et ces sept conditions sont les suivantes :

1. Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l’identification de celle-ci (art. 2). C’est ce que va automatiquement faire n’importe quel scanneur. Ces métadonnées et notamment la date de création sont accessibles par le clic droit sur un document numérisé. Le nom détaillé attribué à ce document électronique viendra enrichir ces métadonnées.
2. La qualité du procédé doit être établie par des tests sur des documents similaires à ceux reproduits et vérifiée par des contrôles. (art. 2 toujours). C’est sans doute le point le plus difficile de respecter. Peut-on considérer que la maintenance régulière de nos copieurs multifonction suffit ? Et qu’en est-il pour les petits scanneurs de bureau qui fleurissent à l’ère opalienne ?
3. L’intégrité de la copie résultant d’un procédé de reproduction par voie électronique est attestée par une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable. Cette condition est présumée remplie par l’usage d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié ou d’une signature électronique qualifiée, au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen (art. 3). Or, l’horodatage est effectué automatiquement lors de la numérisation d’un document. Néanmoins la signature électronique ou l’inviolabilité sont rarement proposé lors d’une numérisation. Les logiciels pdf proposent ce service, mais jamais gratuitement !
4. La copie électronique est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. (art. 4). Sans être grand clerc, on peut supposer que nos conditions de stockage habituelles — clé usb, disque dur externe, pc ou serveur de fichiers — répondent à cette exigence. Toutefois, et nous l’avons vécu avec les disquettes et les CD, saurons-nous toujours lire ces supports à plus long terme ? Peu importe d’un point de vue juridique, mais d’un point de vue historique, la question reste posée.
5. Les empreintes et les traces générées en application des articles 3 et 4 sont conservées aussi longtemps que la copie électronique produite et dans des conditions ne permettant pas leur modification. (art. 5). Un document support qui décrit où est stockée la copie numérisée ainsi que son mode de conservation, et le cas échéant de duplication devrait permettre de répondre à cette exigence.
6. L’accès aux dispositifs de reproduction et de conservation décrit aux articles 2 à 5 fait l’objet de mesures de sécurité appropriées. (art. 6). Cela va sans dire et cela va encore mieux en le disant : l’accès aux documents numérisés est sécurisé comme le sont l’accès à nos postes et nos données. Gare aux mots de passe communs au service — grrrr ! — et qu’on utilise à plusieurs...
7. Les dispositifs et mesures prévues aux articles 2 à 6 sont décrits dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie électronique produite. (art. 7). Un plan de maîtrise des risques comptables doit intégrer ce volet du stockage électroniques et de la sauvegarde des fichiers sur le sujet.

Vous le voyez, rien d’insurmontable en terme de bon sens. En revanche, sur le plan strictement juridique et technique cela peut être un peu plus complexe si on pousse le décret dans ses retranchements.

Chacune, chacun est libre d’interpréter l’esprit de la loi à la mesure des éléments dont elle ou il dispose. A mon petit niveau de lapinou comptable, je considère pouvoir très avantageusement remplacer un document papier par un document numérisé et Op@le ne me donnera pas tort sur ce point car toutes les pièces y compris papier et notamment les RIB sont stockées de manière numérique.