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Les chèques en bois

lundi 8 août 2005, par L’intendant zonard

Quinze jours ou plus après avoir remis des chèques à l’encaissement, vous recevez une attestation de rejet, accompagnée d’un chèque.

En tout premier lieu, il faut inscrire en opérations courantes un débit 5117 (chèques refusés), crédit 5151, puisque le compte courant est affecté à la baisse.

Attention, le 5117 est justifié par la présence physique des chèques refusés dans le coffre du comptable. N’utilisez que des copies pour correspondance, ou rappel à votre secrétariat faisant le suivi.

En général, au moment où l’on reçoit le relevé, on ne sait pas encore de quel chèque il s’agit, sauf si l’on a su en reconnaître le montant. Quelques jours plus tard, arrive le bordereau de rejet avec le chèque. Il faut alors penser à reporter cette information :

  • sur le relevé de compte en ajoutant au crayon le nom et le motif du chèque qui avait été rejeté (rien n’empêche d’annoter un relevé du Trésor, au contraire, tant qu’on ne nuit pas à sa lisibilité)
  • dans l’écriture D5117/C5151, penser à la modifier (si l’on n’a pas validé entretemps) pour ajouter aussi le nom du tireur.

Il faut ensuite photocopier le chèque, et envoyer cette photocopie avec un courrier bien senti, sur ce canevas par exemple :

La lettre

 [1]

Ceci peut être signé pour ordre par votre secrétariat, ça ne me choque pas. C’est à envoyer à l’adresse figurant sur le chèque, sauf si votre 5e colonne vous a fourni des informations plus pertinentes, bien sûr.

Ensuite ?

Si le signataire du chèque réagit, alors il pourra vous dire que tout est OK, remettez le chèque au Trésor. Attention, pas en encaissement ! En effet, le module d’encaissements de GFC ne sait faire que des opérations correspondant à la définition comptable d’un encaissement, c’est-à -dire débit classe 5, crédit classe 4. Or cous avez besoin de créditer la classe 5 dans ce cas précis !

Vous pouvez soit donc utiliser le module d’encaissement, mais en corrigeant l’écriture automatique ainsi générée, et fait penser à le faire au moment de la validation de la FQE, et ça colle plus entre les archives et le journal (donc bof...), soit alors vous faites un bordereau manuel de remise de chèques, en utilisant le modèle de papy l’IZ, et passez manuellement l’écriture D 5112 / C 5117.

Bordereau chèques manuel

Autrement, le grand classique est qu’on vous rend des espèces, ou un chèque d’une autre personne. Conservez bien le chèque refusé en otage jusqu’à ce que vous ayez votre contrepartie. Les espèces feront bien sûr l’objet d’une quittance, mais attention, pas en FQE pour les mêmes raisons que ci-dessus (ou alors avec correction donc). Il faudra donc une écriture manuelle D 531 / C 5117, vous aviez deviné, bravo.

Des frais de rejet ?

Il n’y en a pas pour l’agence comptable dans le cas d’un simple défaut de provision. Mais, si c’est un chèque tiré sur un compte fermé par exemple, le crédit de votre 5151 sera supérieur d’un à trois €uros au montant du chèque !

Dans ce cas, il faut réclamer le tout au tireur. S’il s’en tient au montant du chèque et que vous ne parvenez pas à le faire raquer, alors vous pouvez soit y mettre de votre poche, soit à la rigueur faire un mandat au chapitre D, compte 627, services bancaires. (c’est sans doute pas super orthodoxe, mais si l’ordonnateur est d’accord...)

Pour un établissement rattaché ?

Une fois passé le stade de l’encaissement, soit le transfert d’un débit de la classe 4 vers la classe 5, on est dans le cadre de la classe 5, donc de Madame/Monsieur l’agent comptable. L’établissement rattaché dont le parent d’élève a émis un chèque en bois ne sera pas concerné, en tout cas tant que ça se passe raisonnablement bien. En revanche, s’il faut mettre à l’huissier pour recouvrer un chèque faisant l’objet d’un certificat de non-paiement de la Banque de France, et/ou admettre en non valeur, naturellement c’est l’ordonnateur, le CA et les fonds propres de l’établissement à l’origine de la dette qui devront s’en charger, à la demande du comptable.

Voir aussi : une page intéressante sur un site sur le recouvrement de créances, signalée par un collègue du forum de N@n@rd.


[1Objet : Chèque refusé

Madame Monsieur,

Votre chèque n° 99 999 99, de 99,99 € en règlement des frais de demi-pension de votre enfant Untel, m’a été retourné refusé par la Banque Nationale de Banque, pour insuffisance de provision.

(Option : J’avais pourtant respecté la consigne que vous m’aviez donnée, de n’encaisser ce chèque qu’à partir du 36 juillet.)

Je vous prie de me faire savoir par quel moyen vous comptez vous acquitter de votre dette. Dans le cas où votre compte serait à nouveau approvisionné, vous pouvez m’indiquer de représenter votre dernier chèque.

Si vous souhaitez régler par un autre moyen (espèces, chèque d’un autre compte...), alors je vous rendrai le chèque actuellement refusé. En l’absence de réaction de votre part, je serai amené sous 30 jours à représenter votre chèque. En cas de nouveau rejet, vous risquez d’être inscrit au fichier de la Banque de France, et cela ne vous dégagera pas de la nécessité de solder votre compte avec notre établissement, au besoin par l’intervention d’un huissier de justice.

Notre collège est actuellement fermé, mais je vous invite à me faire savoir votre réponse par retour de courrier, ou en vous rendant dans l’établissement, le matin, à partir du 23 août prochain. Vous trouverez ci-jointe la copie du chèque incriminé et de l’attestation de rejet émise par votre manque.

Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations les meilleures.

L’agent comptable

Messages

  • Petite question comptable : on fait comment le rejet quand c’est un EPLE rattaché qui a un chèque impayé ? car dans la fiche d’écriture, la créance est supprimée et seulement plusieurs jours après la TG vous informe que le chq est rejeté (D 5117 C 5151 au vu du relevé TG). Merci de vos lumières.

    Sébastien

    • Les chèques en bois sont un problème du comptable ! Donc c’est normal que celui-ce se fade les problèmes de la tenue du 5117, et àla limite l’établissement rattaché s’en fiche éperduement.

      Toutefois il doit bien exister une passerelle si, toutes diligences faites, il faut finir par admettre en non valeur sur les fonds de l’établissement concerné un chèque qui n’aura jamais été honoré.

    • Bonjour,

      Pourquoi une écrirutre manuelle D/Classe5 C/Classe4 ?
      OLRIK

    • Je ne comprends pas la question. Une écriture D5/C4 c’est un encaissement. Or, ce que je tente d’expliquer ci-dessus, c’est que la récupération d’un chèque en bois n’est pas un encaissement au sens strict du terme, puisque la dette n’est pas en classe 4 comme normalement, mais au 5117.

      Il est bien possible que le shéma d’écriture parfait retransfère un débit en classe 4, mais alors je ne le connais pas.

      Bref, on ne peut utiliser le module d’encaissement de GFC (sauf àretoucher les écritures qu’il génère, après, dans le journal), et on est obligé de passer manuellement àl’intérieur de la classe 5 un D5*/D5117 (5* variant, suivant que l’on représente le chèque ou que l’on en obtient un autre, que le versement compensatoire se fait par la caisse ou par virement.

    • Pour moi c’est un encaissement et j’utilise le module enc.
      Je procède de la même façon pour les avances, les fds sociaux et compensation ds les cas comme frais de stages ent.
      J’annule la FQE en compta géné et fait une écriture D/41911-C/4111-4112 pour les avances
      Compensation:D/6...-4662-C/4111-4112
      Avantages : historiques une trace des opérations, jamais de suppression des créances.
      Jusqu’a lors cela est bien utile pour les recherches.....

    • D’accord avec la pratique de faire des encaissements pour ordre dans le module d’encaissements, puis de modifier (pas supprimer !) les écritures automatiques dans le brouillard.

      Pour le cas précis des chèques en bois, tout peut se faire et chacun agit àsa guise, mais pour ceux qui hésiteraient je maintiens ferme mon conseil : (cas du chèque en bois représenté ou remplacé par un autre chèque) écriture manuelle dans le brouillard D5112/C5117, et envoi du chèque en TG sous un bordereau manuel comme fourni ci-dessus.

      Mais les conseilleurs ne sont pas les payeurs...

    • Pas tout àfait...
      Au cours d’une passation de service, l’inspecteur du trésor nous a inidqué qu’il fallait, au bout d’un certain délai, annuler la 1ère écriture d’encaissement et donc débiter le compte de classe 4 correspondant dans l’établissement. A ce moment là, cela devient le problème de l’ordonnateur.

    • Depuis quand l’ordonnateur manipule-t-il la classe 4 !? L’ordo se contente de générer des écritures de la classe 7 (ordres de recettes), dont la contrepartie en classe 4 est assumée par le comptable àtravers son filtre de la prise en charge.

      Dans la séparation ordonnateur-comptable, l’ordonnateur ne peut que générer des mouvements en classe 6 et 7 (et parfois 1 et 2 via les chapitres ZR et ZD), mouvements qui sont soumis àla censure du comptable qui peut décider de les rejeter.

      L’annulation d’un encaissement (un encaissement étant débit cl. 5 /crédit cl. 4) génère un débit, donc un trou dans la classe 4 (permettant de supprimer un crédit dans la 5 qui est encore plus pénible àchoisir). On met ce débit au compte 416 créances contentieuses. Mais après ça, le comptable est bien embêté avec cette créance irrecouvrable ! Ca échappe même totalement àordonnateur puisque la décision d’admission en non-valeur relève directement de l’assemblée délibérante.

      Et oublions tout de suite tout espoir de procéder àune réduction de recette sauvage, ça serait dans l’essentiel des cas un expédient parfaitement irrecevable aux yeux du contrôle des comptes.

  • Tout àfait d’accord avec la façon de faire décrite mais...
    en relisant le courrier type, je reste choqué par l’option "j’avais pourtant respecté la date d’encaissement convenue le 36 juillet" ou untruc du genre.
    Deux observations :
    1) ...et l’obligation faite au comptable d’encaisser "au plus vite" les moyens de paiement ?!
    2)petit vécu (je débutais) qui m’a conduit àgraver au dessus du coffre le 1) çi dessus : paiement d’un voyage en 2 fois, donc 2 chèques. Problème : le titulaire du compte est mort et son compte clôturé...avant la remise par l’EPLE au Trésor du 2nd chèque. Càfait désordre...

    • C’est un risque qu’il faut savoir prendre, une couleuvre àavaler au besoin.

      Nous avons été rappelés àce sujet par les collaborateurs de la TG qui nous réunissaient en AG des comptables d’EPLE de mon département, il n’y a pas si longtemps encore. Et il faut effectivement rappeler que nous autres avons une tolérance de 5 jours ouvrés avant que des chèques soient parvenus àl’encaissement au Trésor.

      Il est vrai qu’en lambinant, nous causerions des dégâts dans la trésorerie de notre Etat bien aimé, dont on sait déjàqu’il a des frais de financement de trésorerie élevés (les politiciens appellent cela la dette, quel gros mot !).

      En ce qui me concerne, pour le jour où j’aurai un contr. heu, un audit inopiné du Trésor dans mes murs, je me fais fort d’être exemplaire sur les délais d’encaissement de 98 % des chèques, et de faire cela très, très correctement. Mais, çàla demande des familles, je prends quelques chèques qu’on me demande d’encaisser plus tard, que je mets très sérieusement dans le coffre-fort dans une enveloppe intitulée "chèques différés àla demande des familles".

      Autres solutions : mettre ces chèques ailleurs que dans le coffre, pour que l’auditeur ne les trouve pas, mais c’est vraiment honteux ; refuser ces chèques et envoyer toutes les familles àl’huissier, c’est vrai les fonctionnaires sont scandaleusement populaires, autant en profiter, hein...

      Le compte clos, et bin oui ça pourrait m’arriver àmoi aussi, alors làje n’ai plus qu’une solution : mon chéquier àmoi perso, c’est c.n mais àla rigueur tous les cinq ans consacrer une petite partie de mes primes de comptable pour avoir la paix, je suis prêt àle faire. Et je sais que tous les collègues ne le sont pas.

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