Charte graphique de l’établissement

Une charte graphique, c’est un certain nombre de choix, et quelques pratiques.

1) Choisir un logo

Quand j’écris logo ici, il ne s’agit pas d’avoir à tout prix un logo, une image. Une photo des bâtiments peut être très convaincante, les armes de la ville si personne ne trouve à y redire, un quelconque portrait du bonhomme ou de la nana dont l’établissement porte le nom... Nulle nécessité de faire appel à un cabinet de créathifsthuvoâ pour inventer un logo avec des triangles dynamisants dans des couleurs symbolisant la volonté de mieux enseigner ou je ne sais quelle fumisterie.

Mais il faut choisir quelque chose. Et ensuite s’attacher à trouver le bon compromis concernant cette petite illustration qui typiquement ne sera essentiellement utilisée qu’à égayer les courriers de l’administration de l’établissement. Si vous avez les moyens de faire mieux et de le reproduire en 4x3 sur la façade, c’est parfait, mais j’en reste délibérément ici à de toutes petites initiatives au coût à peu près nul.

Bon compromis car une vignette de trois centimètres de côté doit être bien lisible, mais vous devrez trouver la format numérique adapté à cette bonne lisibilité et le plus compact possible. Ce travail se fera en une demi-heure avec the GIMP, logiciel libre de retouche et création d’image.

Il suffit de partir d’un scan ou un fichier préexistant (photo, Internet mais gare aux droits d’auteur...), et de tester à partir du matériau de base jusqu’à trouver le plus petit fichier possible qui reste satisfaisant.

Du point de vue technique et pour gagner du temps, considérez que le format jpg est adapté aux photos, et le format PNG est plus performant pour les images avec des à-plats, des lignes simples. Mais faites des tentatives avec plusieurs types d’image. Utilisez bien la fonction "enregistrer sous" pour vos multiples essais, sinon vous risquez de devoir tout reprendre du début !

NB l’idéal est un "logo" un peu plus complexe comprenant le nom de l’établissement, voire plus d’informations encore (ville, adresse...). Attention, dans tous les cas testez le comportement de votre logo en photocopie de la photocopie (la première génération doit être encore correcte), et au fax !

2) Choisir une police de caractères

Laissez au tout-venant les courriers tous faits avec le Times par défaut du traitement de texte ! Parcourez les machines que vous connaissez, ou l’Internet, à la recherche d’une police de caractère qui vous plaît et correspond à l’image que vous souhaitez donner de l’établissement. Pas besoin d’aller chercher très loin, tant le simple fait de ne pas prendre Arial ou Times est déjà une véritable révolution parmi les EPLE.

Le fichier de la police (quelquechose.ttf) doit être placé dans le répertoire des polices du système d’exploitation, soit c :\windows\polices sur les machines que nous sommes (hélas) amenés à utiliser. Assurez-vous que la police est présente sur toutes les bécanes que vous souhaitez voir utiliser la charte graphique.

Ensuite, ouvrez le (les) traitement de texte des machines en question, et dans les options, changez la police par défaut. Il faut demander que ça soit aussi la police par défaut dans les tableaux, au passage. Tout document doit utiliser la police de la charte graphique, et hop.

3) Préparer le modèle de document "tête de lettre"

Étape suivante, vous allez utiliser les deux points préparatoires pour maintenant avancer vers ce qui impactera directement la productivité du travail : des modèles de document adaptés et efficaces.

Avec votre traitement de texte, préparez la page qui vous semble idéale, le truc dont vous aurez besoin à chaque fois que vous voudrez taper un courrier "standard".

A priori, en haut à gauche on trouvera le précieux "logo" que vous avez préparé, avec les coordonnées complètes de l’établissement. En haut à droite, le lieu, et la date. Pour la date, allez dans le menu "insertion", et demandez l’insertion d’un "champ", celui de la date. Vous pourrez choisir le format de la date, du genre 12/12/07 ou jeudi 12 décembre 2007, ce qui vous plaira.

En-dessous de la date, la zone de désignation du correspondant, qui doit pour que ça soit pleinement efficace tomber en face de la fenêtre des enveloppes.

Pour que le logo ne vous ennuie pas en se mettant pas là où vous voulez, pour que la date reste à sa place, et surtout que le cartouche du correspondant soit vraiment bien placé, une seule solution : il faut faire un tableau. Vous le demandez sans cadre, comme ça à l’impression on ne saura pas comment vous faites pour avoir une si belle présentation, mais à l’écran vous verrez les lignes qui vous guideront avec efficacité.

Ensuite, commence le corps du courrier proprement dit, avec des champs comme objet, copie à, pièces jointes, etc. Vous pouvez aussi choisir de mettre le Madame, Monsieur dans le modèle de document.

Pour faire bon poids, prévoyez aussi dans le modèle de document votre signature, je veux dire nom et fonction de l’émetteur du document, à changer pour chaque machine sur laquelle vous mettrez vos modèles de document.

Assurez-vous que la police choisir, dans la bonne taille, soit bien utilisée. Prévoyez un bel alinéa avec la règle.

Quand tout ceci est fait, enregistrez sous le format spécifique aux modèles de document, et à l’emplacement où le traitement de texte ira chercher les modèles bien sûr (à vérifier dans les options)

Bon complément des modèles de document qui mettent l’adresse en face de la fenêtre des enveloppes : achetez des enveloppes à fenêtre. Le lecteur se dit "ouah, eh, l’autre" ? Des enveloppes à fenêtre de toutes les tailles, ça vous n’y aviez peut-être pas pensé...

4) Assurez la traçabilité des documents

Là je vous renvoie à un autre article sur le sujet

5) Faites des dérivés du modèle de document, et assurez la diffusion

Maintenant que vous avez une tête de lettre automatisée, faites-en des versions spécialisées. En tout premier lieu le bordereau d’envoi et les télécopies. Pour quelqu’un qui doit faire les actes administratifs, des mémoires/factures, faites-leur ce qui convient.

Placez vos modèles de documents sur les machines des utilisateurs amenés à se conformer à la charte graphique. Naturellement, il faudra convaincre vos collaborateurs de s’y conformer, bon courage, bien rares sont les collègues qui trouveront cela normal, efficace et agréable.

Pour enfin que cela soit réellement agréable à utiliser, quelques petits trucs : personnalisez les icônes en haut de fenêtre du traitement de texte, pour qu’en demandant un "nouveau document", au lieu d’une page blanche, le logiciel propose de partir de l’un des modèles de document existants. Ça s’appelle "nouveau..." avec trois points de suspension.

En ce qui concerne le merveilleux OpenOffice.org que je ne vous recommanderai jamais trop, personnellement je le lance depuis l’icône de lancement rapide à côté de l’horloge, d’un double-clic. Aussitôt il me propose ma liste de modèles de document.

Pensez à faire un modèle de tableur, voire de présentation, dessin, etc si vous les utilisez régulièrement, ainsi vous y aurez accès par le même canal.