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Utilité du compte 581 : modifications de créances et les encaissements pour ordre

samedi 25 septembre 2010, par Winnie

Il arrive parfois qu’on soit obligé de modifier le montant d’une créance élève. mais comment faire pour ne pas alors créer de discordance entre les différents outils de suivi des créances ?

On peut avoir besoin de reprendre le montant d’une créance pour plusieurs motifs sérieux et probables :

- changement de la créance suite à une attribution de fonds social

- une famille conteste en février le montant dû au titre de septembre à décembre, et le pauvre gestionnaire est obligé de faire un mandat au compte 6583 annulation de recette ex. antérieur.

- une affectation d’avance (comme l’argent encaissé initialement pour une sortie qui a été annulée, ou l’affectation sur la créance d’un petit 6e du montant de l’avance qui restait au grand frère de 3e, vu que cette année il y a eu une grève avec fermeture de la restauration en juin et qu’on a dû reconstater début juillet…)

La plupart du temps, les collègues vont consciencieusement modifier manuellement la créance concernée. BIIIIIIIIP !!! La manipulation de créances manuelle ne permet pas de retracer les opérations, et est source d’erreurs.

Il existe une bonne solution

En fait l’idée est de passer par un compte intermédiaire, et on va diminuer la créance par un encaissement. Ainsi le mandat de fonds social ou celui au 6583 passera par le 4662 (compte de liaison) et terminera sa course au 581 virement interne de compte (compte de paiement). Ensuite, il suffit d’encaisser immédiatement après le montant via une FQE traditionnelle, en choisissant le 581 comme mode de paiement.

L’écriture d41910/c4112 suivie d’une modification de créances avec édition de liste avant modification, annotation manuelle, édition de liste après modification, sera utilement remplacée par écriture d41910/c581, encaissement, et C’EST TOUT.

Pourquoi le 581 ?

Pour ne pas confondre avec le 585, lequel est utilisé pour les virements de fonds (de la caisse vers le compte de dépôt de fonds au Trésor, le plus souvent). De plus, en s’astreignant à effectuer les encaissements pour ordre immédiatement après les opérations au crédit du 581, les contrôles de balance se trouvent simplifiés : un solde au 581 est anormal, et signifie qu’on a oublié une étape.

Autre avantage : en visualisant l’historique des encaissements, on connaît réellement TOUTES les opérations ayant mouvementé les créances d’un élève. Pas besoin de rechercher les mandats au F et tout le toutim.

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