MobiliSCO et les autorités de contrôle : trucs et astuces !

Avertissement

Cet article ne concerne que ceux d’entre vous qui ont vécu cette incompréhension. Je précise également que ne sont pas concernés que les budgets MobiliSCO, mais également les budgets d’autres feuilles de calcul, proposés par diverses académies... Je l’ai vécu personnellement avec l’une d’elles.

Les deux pierres d’achoppement entre les établissements et les autorités de contrôle sont :

• les arrondis sur des montants forfaitaires ;
• les déséquilibres sur les "sections intermédiaires" que représentent les coûts élève d’une part, et les coûts accompagnateur de l’autre.

C’est donc sur ces deux axes que j’émets les recommandations ci-dessous.

Comme éviter les arrondis ?

En dépense, il est facile d’identifier les postes qui risquent d’entraîner des arrondis. Ce sont généralement les dépenses forfaitaires qui valent pour les enseignants et les élèves. La première d’entre elles, c’est le transport par autocar.

Considérons donc que j’ai un bus qui coûte 1 000,00 € pour un aller-retour à Trifouillis-les-Oies.
J’ai 57 élèves et 4 accompagnateurs. Normalement, je devrais inscrire la somme de mille euros valable pour "Tous" en poste de dépenses.

Mais : si je divise 1 000,00 € par 57+4, j’obtiens le montant de 16,393442622950819672131147540984 €. Nous sommes d’accord : cela fait bien trop de décimales. Le logiciel coupera à 16,39 € et le couperet tombera au rectorat : 16,39 x 61 ça ne fait pas et ça ne fera jamais mille. RETOQUÉ !

Donc : je pose que les élèves coûtent 16,00 € par personne pour ce transport. J’obtiens donc la somme toute ronde de 912,00 € pour les élèves, et il me reste 88,00 € que je vais découper par quatre et obtenir 22,00 € par personne pour les accompagnants. Les deux postes sont bien distincts chacun dans leur sous-section et ne souffrent d’aucun arrondi que ce soit globalement, ou individuellement.

La question qui peut se poser, c’est pourquoi les accompagnateurs devraient coûter plus cher. C’est totalement arbitraire, je le reconnais. Mais ils ne sont pas censés coûter moins cher non plus. Considérant que leur part est entièrement prise en charge par le budget de l’établissement, cela ne fera une différence que de :

4 x (22-16,393442622950819672131147540984) = 22,43 € sur cette part établissement.

C’est bien plus performant en termes de coûts complets que d’avoir à retoquer votre budget.

Comment saisir l’entrée gratuite des accompagnateurs au musée ?

Je vais répondre bêtement et méchamment : comme tel. Si vous prévoyez 427,50 € de billets d’entrée à 7,50 € pour les 57 élèves, il n’y a pas à faire de prorata sur la part accompagnateur. Il n’y a tout simplement pas de part accompagnateur. Donc, on saisit 427,50 € pour les Élèves seuls.

À ce stade, on rappellera que si pour un musée c’est tolérable (dans le fond le prof ne verra pas trop les œuvres du musée, il surveillera ses troupes du début à la fin, dans le meilleur des cas il fera de la médiation culturelle), la pratique des prestations "gratuites pour les accompagnateurs" n’est pas recevable pour l’hébergement : laisser cela en l’état reviendrait à faire prendre en charge les frais de mission des accompagnateurs par les familles, et c’est ce qu’on nous demande de ne pas faire. Il faut alors recalculer la part de chaque personne en redivisant la facture totale par le nombre de voyageurs. Si le chiffre obtenu dépasse deux décimales, on arrive à la même situation que pour l’exemple du car ci-dessus.

Donc puisque le voyage prévoit un arrêt au collège Camille Lellouche [1] pour le déjeuner où le ticket élève est à 4,50 €, alors que le ticket Convive de passage est déjà à 7,90 €, je pratique budgétairement ainsi : deux lignes, l’une en Élèves à 4,50 € par rationnaire, une autre pour les Accompagnateurs à 7,90 € par convive.

Voilà pour nos dépenses : ils sont venus, ils ont visité, ils ont mangé... Veni, vidi, edi, le contrat est rempli.

Comment équilibrer les sections intermédiaires du budget en recette ?

C’est là que nos compétences de gestionnaire peuvent nous nuire. En effet, la compétence à exploiter absolument à ce stade, c’est "Maitrise de la soustraction, avec deux décimales" : oui, programme de CE1/CE2.

La maîtrise des bases, ça peut faire sourire, mais c’est très réconfortant de savoir qu’il ne faut pas chercher midi à quatorze heures pour construire un budget.

Ma part Élèves tout d’abord :
16 € + 4,50 + 7,50 = 28 €

Je fais voter que les parents participent à hauteur de dix euros. Je fais également voter que le FSE contribue à hauteur de sept euros. Il me reste très exactement : 28 - 10 - 7 = 11,00 € à financer. Donc je vais saisir, comme part établissement pour les Élèves seuls, onze euros.

Ma part Accompagnateurs ensuite :
22 € + 7,90 € = 29,90 €

Pour cette partie-là, pas besoin de soustraction : seul le budget de l’établissement interviendra et donc je saisis une ligne Accompagnateurs seuls à 29,90 €.

Donc au final, votre saisie, ressemble à ceci :

Et le document que vous joindrez à votre acte dans Démact’ donnera :

Et là... au rectorat, normalement ça donne ça !