Machines de bureau qu’il est bien d’avoir à l’intendance

Perforelieuse

On a tous besoin d’un système de reliure fiable et peu coûteux pour le classement d’archives, notamment comptables. Les baguettes en plastique de reliure par perforation correspondent parfaitement à nos besoins d’après moi, notamment car elles sont disponibles dans toutes les tailles, et qu’elles sont réversibles ; il est très facile d’extraire ou d’ajouter une page dans ce type de reliure.

Mais les machines de perforeliure ne sont pas toujours bonnes : j’en ai rencontré pas mal qui se déglinguent très vite, qui sont vraiment trop peu productives, etc. La Starlette de Lamirel m’a paru la seule qui, pour 200 € environ, permette de perforer réellement 20 pages sans se mettre en grève.

Avec ce type de bécane, je relie :

• les relevés du Trésor (avec les bordereaux de virements ou de chèques donnant le détail des opérations qu’on ne sait pas où mettre derrière les relevés qu’ils justifient)
• le registre de caisse informatisé
• le budget, avec ses DM et ses accusés de réception
• le compte financier
• les FQE
• les journaux de régie
• les fiches de consommation journalières de STAR
• les documents de GTI
• les fiches de compte, le journal général

... et plein d’autres choses encore ! Prévoyez d’avoir une boîte de chaque taille de reliures, c’est un petit investissement, mais après vous serez à l’aise avec l’archivage pour quelques années.

Je pense que les reliures à chaud, avec baguettes pré-encollées, sont à réserver à des applications de prestige, vu leur coût et l’irréversibilité de la reliure (vous me direz, les perforations ne sont pas réversibles, mais bon...)

Mise à jour : les machines Lamirel ne semblent plus être en vente, j’ai entendu des rumeurs de fermeture du fabriquant. J’ai trouvé les machines Rexel qui sont très bien aussi : grande capacité de perforation, ergonomie, et, ça ne gâche rien, design et plus faible encombrement. La CB 365 est une super machine, mais la CB 345 me paraît moins agréable/moins solide : la manette de perfo est d’un seul côté au lieu des deux.

En tout cas, évitez autant que possible, pour un usage régulier, les appareils où la même mécanique commande la perforation du papier et l’ouverture de la reliure : c’est une ânerie. Cherchez les modèles ayant deux leviers (comme Lamirel) ou un levier pour la perfo et un bouton à tourner pour les reliures (comme Rexel).

Titreuse électronique ("dymo")

On a tout intérêt, dans l’intendance, à avoir le moyen d’étiqueter proprement, rapidement et de manière durable tout un tas de choses :

• des infos sur la centrale d’alarme incendie
• des numéros d’inventaire sur les biens patrimoniaux (le numéro d’inventaire bien visible sur le coffre fort dans votre bureau est de nature à vous éviter des questions désagréables à ce sujet de la part d’un auditeur du Trésor...)
• des identifications sur le terrain : références dans lse armoires électriques, circuits et caissons de VMC, connexions de réseau informatique
• titrages sur la tranche des reliures évoquées ci-dessus, pour les documents comptables archivés

Les appareils modernes ont énormément de possibilités, et font largement oublier les vieilles pinces Dymo. Cette marque existe toujours, mais j’ai une préférence pour le modèle le moins cher de chez Brother, P-touch One, qui ne coûte pas trop cher en rubans, et qui a l’avantage unique à sont niveau de prix d’avoir un clavier AZERTY (rien de plus pénible à l’usage que le clavier dans l’ordre alphabétique !)

Plastifieuse à chaud A3

Ce type d’appareil se rend utile pour la signalétique interne à l’établissement. Ce n’est pas essentiel, mais une bonne plastifieuse qui fait le A3 (30 cm de large) peut se trouver dans les 100 € HT en cherchant un peu, ça serait donc dommage de s’en priver.

Je ne suis pas convaincu par la plastification à froid, qui me semble plus coûteuse et pas forcément plus intéressante. Je précise ici qu’il est parfaitement possible de découper un grand document plastifié pour faire, par exemple, de petites cartes : ça tiendra très bien, le seul défaut est la possibilité d’infiltration d’eau par la tranche. Vous devriez donc pouvoir n’acheter que des pochettes A4 pour le tout-venant, et des A3 quand le besoin s’en fait sentir.

D’expérience, un document plastifié placé très exposé aux intempéries peut survivre plus de six mois dans le climat lorrain. C’est un exploit ! Plus couramment, cela vous permettra d’afficher proprement un protocole HACCP maison, de mettre des plans d’évacuation et des consignes d’incendie dans les salles de cours.

Cisaille (massicot)

Nécessaire à côté du photocopieur ; contrairement aux ciseaux, cela n’est pas barboté par nos amis les enseignants. Quand il vous faut en acheter une, prenez-la assez grande pour couper le A3, pour commencer. Ensuite, il faut penser sécurité : il doit y avoir un système de protection sur la lame.

J’ai vu les étuis enroulés autour de la lame, qui tournent et la dévoilent devant le papier : pas convaincu. On a du mal à jauger où la coupe aura lieu, c’est pas pratique. Il vaut mieux opter pour une bonne plaque le long de laquelle la lame est plaquée en permanence.

Oui, mais sur la photo, cette plaque est en plastique transparent fumé. Elle va donc casser. La marque Ideal propose le modèle 1034, sur lequel cette plaque est en tôle : comme ça c’est indestructible.

Les systèmes de pression automatique sur le papier à couper sont foireux, évitez-les. Pour l’entretien, l’OP de l’établissement devrait aiguiser un poil la lame une fois pas an, c’est mieux que de forcer et démantibuler l’assemblage.

Appareil photo électronique

Débrouillez-vous pour en avoir toujours un sous la main à l’intendance, prêt à fonctionner avec des piles etc. En effet, il est très utile de prendre en photo sans délai certaines dégradations, ou des choses de ce genre. Lors d’un conseil de discipline et ou pour obtenir le remboursement des dégradations par la famille par exemple, c’est très utile d’avoir des preuves de ce genre.

Vous pourrez aussi envoyer par courriel à votre collectivité de rattachement des photos de votre toit qui s’effondre, ou faire facilement un dossier de rénovation de la cuisine où les carreaux tombent du mur dans les gamelles.

Pour cet usage, n’importe quel appareil à partir de 1 mégapixel sera suffisant. Le flash est utile.