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Pourquoi il est inutile de faire des triplicata

lundi 21 mai 2007, par L’intendant zonard

Je préfère tout mettre dans le titre : les triplicata c’est de la paperasse inutile qui prend de l’énergie et de la place pour rien.

Il convient de préciser que je veux parler ici du troisième exemplaire des mandats pour une agence comptable, et non pas de l’exemplaire que garde un établissement rattaché dans ses murs. Un petit rappel :

  1. L’original est fourni au juge du compte, emballé suivant des normes précises.
  2. Le duplicata est conservé par le comptable
  3. Dans le cas d’un établissement rattaché, il est utile pour le gestionnaire d’avoir un exemplaire sur place. Cet exemplaire sera un double du duplicata, de manière à permettre au gestionnaire et au comptable de suivre les choses ensemble à distance.
  4. Une ancienne pratique encore souvent rencontrée dans les établissements consiste à faire un exemplaire supplémentaire des pièces justificatives (et non plus des mandats notez bien), classé dans l’ordre alphabétique des fournisseurs.

C’est à ce 4) que j’en veux. Le classement dans l’ordre alphabétique n’a aucun intérêt du point de vue du comptable, et du point de vue de la gestion il est très faible. En effet :

  • si on a besoin de l’ordre alphabétique des fournisseurs, ou même de rechercher un montant ou que sais-je, GFC permet de retrouver cela en quelques secondes
  • il faut forcer le personnel d’intendance, sans exception, à apprendre le plan comptable, au lieu d’apprendre par cœur la liste des fournisseurs avec leur nom et ce qu’ils font. Je n’ai pas besoin d’un collaborateur qui sait que Otis fait des ascenseurs et Yoplait des yaourts, mais d’un collaborateur qui sache la différence entre 6013 et 60613.
  • enfin, pour parer à la critique qui dit que GFC n’est pas éternellement consultable, il suffit d’imprimer une liste des mandats de l’année, classés par fournisseurs... dans l’ordre alphabétique ! Mettez cette jolie liste dans la caisse des dupli qu’il vous faudra conserver dix ans minimum, pour quelques pages de plus vous vous épargnerez plusieurs kilos de paperasse.

Messages

  • J’ai adopté cette méthode depuis plus de 10 ans et je n’ai aucun regret. Par manque de temps, je n’arrivais jamais teir les dossiers fournisseurs jour.... Pourquoi dites vous de garder la liste des mandats 10 ans ? jusqu’au quittus ne suffit’il pas ?

    • Le quitus, on l’a assez souvent... tard.

      Ensuite, mme avec le quitus, on peut tre amené faire des recherches dans une comptabilité. J’ai entendu parler d’un collgue, chenu et retraité, obligé de revenir quinze ans plus tard dans son établissement, pour fouiller les caves et tenter d’y trouver les traces de ses diligences pour le recouvrement de créances. Et il avait eu quitus...

      En fait les jugements des comptes sont rendus sous réserve de découverte d’autre chose. Bref, il faut vraiment garder 10 ans minimum sa comptabilité, et y ajouter une liste des mandats classée par fournisseur, a prend pas trop de place dans les caisses.

  • J’ai entamé cette pratique sur les conseils de mon AC et j’aurais déj laissé tomber depuis longtemps s’il n’y avait eu l’EPCP.

    Grce ce classement, j’ai pu facilement retracer les consommations réelles pour mes familles. Parce que GFCWin c’est trs bien, mais je n’ai pas encore trouvé le moyen d’éditer une liste d’articles avec les quantités commandées durant un exercice.

    Quand cela existera, je laisserait srement tomber le fichier fournisseurs.