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Comptable entrant : que vérifier et comment

lundi 28 juillet 2008, par L’intendant zonard

Vous entrez dans les fonctions d’agent comptable d’un nouvel établissement. Que faut-il vérifier, et comment, quels sont les points sensibles, qu’est-il pertinent de mettre dans les réserves que l’on émettra ? Quelques suggestions de l’ami IZ, et je l’espère des visiteurs du site qui feront part de leurs expériences en commentaire.

Préliminaire : oui, il faut chercher s’il y a des réserves à faire

Pour perdre de l’argent, il y a des endroits faits pour ça, ça s’appelle les casinos. Or un comptable entrant qui n’examinerait pas avec énormément de prudence la compta qui lui échoit, transforme son bureau en casino. Et je garantis qu’il y a zéro chance de jackpot. Si ça tourne mal, ça peut faire un mois, deux ans de salaire ou même plus qui disparaîtront en débets, plus tard, quand il sera trop tard.

Bref, nos prédécesseurs sont des collègues. Souvent ils se sont décarcassés, en ont bavé avec des chefs pénibles ou des collaborateurs en longue maladie, certes. Mais s’ils ont fait des bétises dans leur compta, pas question que ce soit vous qui payez à leur place ! Bref, trop bon, trop ça rime. Donc investissez-vous dans ce sale boulot, et si votre prédécesseur vous fait la gueule, et bin tant pis, dans la vie tout n’est pas rose. Et dans notre boulot encore moins.


Dans un document sur les mutations comptables proposé par une Académie et référencé par le site de N@n@rd, c’est expédié en quatre points :

- les inventaires des magasins
- les tickets repas et valeurs inactives
- la situation des régies
- les comptes de trésorerie

Hum, c’est un peu court jeune homme ! Concrètement, même le comptable expérimenté ne sait pas forcément comment faire un contrôle pertinent, productif, et comment rédiger les réserves nécessaires. Détaillons donc, et voyons ce qu’on peut trouver.

En tout premier lieu, je suggère d’utiliser, pour certaines de ses possibilités seulement, l’outil ODICé. Mais c’est un peu le marteau contre la mouche, difficile à manier quand on ne connaît pas l’établissement. Si l’on compte cependant que les réserves sont à émettre après six mois voire un an, au moment où l’on les rédige, on est à même de s’y mettre.

"Les inventaires des magasins"

Je mets des guillemets, car là vraiment ce n’est pas très rigoureux : les magasins ce sont les stocks retracés dans la classe 3, et l’inventaire (unique et pas au pluriel !) justifie la classe 2. Concrètement, que faut-il chercher alors ?

- 1 Pour les stocks alimentaires, Presto (ou un autre outil) est-il utilisé, correctement, régulièrement ? Si ce n’est pas le cas, on peut direct prévoir de mettre en réserve qu’il n’y a pas de suivi des stocks alimentaires, matière qui est fortement sujette à vols. A la rigueur, c’est un problème de gestion, et du point de vue comptable, la question qui compte pour le diplôme est : le compte 311 est-il justifié par une liste, et cette liste est-elle raisonnablement juste quand on va sur place dans la réserve alimentaire ?

Si la réponse est négative, il faut décrire la situation rencontrée dans les réserves, pour se prémunir de conséquences budgétaires d’une correction massive du stock. Un bon stock n’est pas trop gros : en départ en vacances il peut s’établir autour de 6 à 10 euros par repas quotidiennement servi (entre 1200 et 2000 euros de stock minimum vacances d’été pour une DP de 200 repas, c’est de la bonne gestion ; c’est bien entendu plus en pleine période de fonctionnement).

Enfin, et notamment si le stock est gros, il contient peut-être des matières périmées. C’est une information qui n’a pas d’intérêt comptable direct, sauf à concerner des sommes importantes qui déséquilibrent le budget, mais c’est essentiel pour jauger le sérieux du chef de cuisine et/ou du magasinier.

- 2 Les stocks non alimentaires : en général il s’agit de matière d’œuvre, tenue sous la direction du Chef de Travaux. Ça peut représenter pas mal d’argent, et des choses qui se fauchent (tuyaux de cuivre dans un LP qui fait de la plomberie...). S’il n’y a pas du tout de tenue de stock, faites une estimation des mouvements financiers sur les produits sensibles, et indiquez que cela n’a pas été fait avant vous. Ça laisse une trace, pour qu’un auditeur soit plus conciliant si quand il vient vous contrôler vous n’avez pas encore eu le temps/la possibilité de l’imposer au Cdt.

Il y a aussi une cuve de fuel parfois, allez vérifier le niveau, surtout maintenant que ça coûte autant au litre que le Chanel n°5.

- 3 Le gros morceau : l’inventaire. D’emblée, si dans un établissement un peu important il n’est pas informatisé, ça va très mal. C’est dans les années 1990 que les logiciels d’inventaire se sont généralisés, donc là il y a vraiment du retard.

Seconde vérification rapide et simple à faire, la manière dont sont passées les dépréciations. Il suffit de comparer rapidement le montant des comptes 21x avec les comptes 281xbis. J’ai rencontré un cas où le montant déprécié de certains comptes était supérieur au compte d’origine ! Au-delà de ce cas extrême, un taux de dépréciations important permet de se douter qu’il n’y a pas eu de sorties d’inventaires depuis longtemps. Ce n’est pas dramatique, mais sachant que pépé l’IZ se décarcasse à vous expliquer comment faire ces foutues sorties d’inventaire, il n’y a plus d’excuse.

Bref, je vous conseille de mettre en application lesdits conseils sur la mise à jour de l’inventaire dans l’année suivant votre entrée en fonctions, ça vous posera comme un(e) intendant(e) sérieux(se), vous enlèvera une épine du pied, et si l’inventaire était trop mal fait, vous aurez des réserves motivées et précises à formuler.

Les tickets repas et les valeurs inactives

Sur ce point, deux choses sont à remarquer : les auditeurs du Trésor sont très attentifs à ce point parfaitement annexe, sans doute parce qu’ils ont l’idée que c’est le principal endroit où il serait possible de tenter une double comptabilité pour détourner de l’argent. Même si personnellement je n’y crois pas trop : en fait on risque surtout de rencontrer des bêtises d’un mauvais gestionnaire ou comptable à la ramasse et pas capable de suivre un peu régulièrement les petits numéros sur les petits bouts de papier, ce qui n’est pourtant pas si terrible.

En tout cas si la classe 8 n’est pas tenue correctement, les OR des mois passés pas faits, le 4713 pas d’équerre ou autre, normalement ça sera vu sans même que vous ayez à le faire remarquer. Encore que dans un établissement rattaché...

L’autre point pour dire que c’est en voie d’extinction avec les systèmes de contrôle d’accès dans les restaurants scolaires, et je ne m’en plains pas.

La situation des régies

C’est bien simple : ça doit être soldé. Si, au moment du départ en grandes vacances, le comptable n’est pas fichu de faire rentrer ses régies pour solder les comptes correspondants, et bin c’est assez ennuyeux.

Dans le cas où un fonds de caisse demeure dans la régie malgré tout pendant l’été, et bien il faudra aller le vérifier sur place. D’une manière générale, le respect des délais de la régie (remise à flot mensuelle ou plus) est une donnée intéressante pour jauger les pratiques de l’équipe sortante.

Enfin, si quelqu’un se posait la question de ce qu’il faut faire en cas de départ du régisseur, GFC dans le menu régie prévoit une sortie de fonctions, avec un document à faire signer par le régisseur, le comptable et le chef d’établissement.

Les comptes de trésorerie

Là c’est simple : la classe 5 est parfaite, ou alors ça veut dire que tout le reste est barré aussi. Le 531 répond au centime près, solde et total des mouvements, à un registre de caisse tenu au minimum une fois par semaine (normalement tous les jours). Le 5151, lui, suit au plus près et régulièrement les événements du relevé de compte. Avec des FQE régulières, hebdomadaires c’est pas mal.


On me demandera donc que les réserves qu’on peut formuler sont limitées aux problèmes sur l’inventaire, puisque le reste est tellement énorme qu’on n’est pas censé le rencontrer, et que le Trésor le relèvera lui-même ?

Non, bien entendu. Comme je le disais au début de l’article, la liste indiquée par cette Académie est parfaitement insuffisante. Alors, voici mes propositions :

- les comptes de créances de cantine : la liste des créances correspond-elle au montant des comptes 411x, est-elle correctement présentée ? Contient-elle des machins datant de Mathusalem ? Son montant global est-il correct en proportion des mouvements du compte ? Au-delà de 10 % du total des OR irrecouvrés, on peut parler d’un vrai problème, ça se signale au juge en réserve !

Partant, on peut aussi consulter la manière dont les fonds sociaux, Etat ou CT, ont été utilisés : parfois ils sont complètement négligés, parfois utilisés n’importe comment. Dans un cas comme dans l’autre, cela a des conséquences sur les relations avec les familles, défavorables au bon fonctionnement du service.

- Comptes 46 : le 4662 est facilement le cimetière du merdier des comptabilités mal organisées, avec des soldes aberrants inexplicables sauf gros travail. Le gros travail, c’est au comptable entrant de le fournir, mais s’il trouve des choses au-delà de la ligne jaune, il faudra les mettre en réserve.

- Comptes 47 : on a parlé du 4713. Si le gestionnaire est diligent, le 4718 est soldé. Sinon il faut observer avec circonspection ce qu’il contient. Les DAO sont soldées, mandatées jusqu’au dernier centime, c’est aussi la moindre des choses.

- Comptes 44118 et 44128 : les subventions affectées doivent être proprement subdivisées ou renseignées, dans la pièce 19. Toute formulation vague de la pièce 19 doit être relevée comme suspecte, et cela n’hésitez surtout pas à le faire le jour même de la passation de service, devant le gars du Trésor.

- Relisez les ordres de recettes passés au début de l’exercice. J’ai croisé des OR sur des sommes importantes qui avaient été passés sans la moindre justification, avec le chef d’établissement qui avait signé "il faut faire l’OR de tant sur telle subvention", point final. Ça défrise, quand on tente de comprendre les soldes des subventions affectées.

- Enfin, assurez-vous que les pièces justificatives de l’exercice en cours sont correctement classées, correctement constituées, sans quoi le compte financier risque d’être très pénible à faire.


Enfin, sauf les plus expérimentés d’entre nous, la rédaction de réserves précises et argumentées prend un certain temps. Aussi vous pouvez utiliser mon modèle de demande de prolongation du délai pour leur remise. Et demandez de l’aide à un copain qui a un peu de bouteille !

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